Les entreprises accumulent des tonnes de documents dans leurs archives avant de faire appel à un spécialiste de la destruction de documents, surtout si ceux-ci sont confidentiels. Plus que le simple besoin d'avoir à consulter des documents périmés sortis des dossiers utilisés quotidiennement par l'entreprise, l'archivage est surtout demandé par les administrations qui se réservent le droit de demander ces pièces plusieurs années après leurs dates d'émission.
Puisqu'on en parle, quel est le délai légal de conservation des documents que manipule tous les jours une entreprise ?
Délai de garde des documents avant destruction
Une entreprise doit gérer cette problématique d'archivage bien que cela lui coûte : de la surface immobilisée pour de l'espace de stockage qui dort et une gestion en général effectuée par les moyens généraux. L'administration impose des délais de garde minimum pour certains documents. En revanche, rien n'interdit à l'entreprise de conserver ces boites à archives plus longtemps si elle le désire.
Les documents de la comptabilité
Ceux-ci présentent le délai de garde le plus long. 10 ans qui débutent à partir de la date de clôture d'exercice pour la conservation de tous les documents liés aux fournisseurs et aux clients (commandes, accusés de réception, bons de livraison, factures) mais également tous les registres de suivi comme les livres journal ou d'inventaire.
Les pièces ayant trait à la fiscalité
Le livre des procédures fiscales indique que les pièces relatives au suivi des impôts et taxes de toutes natures doivent être gardées 6 ans.
Sont concernés les documents des impôts sur le revenu et sur les sociétés (y compris EIRL et SARL) et des impôts locaux. Les cotisations de l'entreprise au niveau foncier et la gestion des diverses TVA doivent être également conservées 6 années de suite en vertu de l'article. L.102 B du livre des procédures fiscales.
Les documents en rapport avec la gestion du personnel
La gestion du personnel, aussi bien salariés qu'intérimaires, stagiaires et prestataires de service, nécessite l'édition et l'archivage de nombreux documents.
Les fiches de paye sont conservées 5 ans par l'entreprise (mais à vie par le salarié !). Idem pour les documents divers ayant trait aux contrats de travail, aux salaires, aux indemnités de toutes sortes, aux primes et aux soldes de tous comptes versés lors d'un licenciement. Les documents en rapport avec la gestion de la retraite, les déclarations d'accidents du travail ou les rappels à l'ordre et observations de l'inspection du travail sont aussi gardés 5 années.
Seulement 3 ans d'archivage obligatoire pour les déclarations de charges sociales et les paiements des taxes sur les salaires. Le suivi des heures effectuées par les salariés (horaire normal, astreinte) et les compensations financières liées sont conservées juste 1 an.
Les documents de type “social”
Les statuts de l'entreprise couchés par écrits doivent être archivés 5 ans après la date de radiation de RCS et cession des activités de l'entreprise. Les comptes annuels de type bilans, comptes de résultats et annexes sont gardés 10 ans. Les documents relatifs à une fusion avec une autre entité ou absorption par une autre entreprise sont conservés 5 ans.
Passé ces délais, l'entreprise pourra envisagée un désarchivage de toutes ces pièces et procéder à la destruction de documents par une société compétente en la matière.