Revenons un instant sur une question qui intrigue et qui crée de vives discussions dans les entreprises : Comment rédiger des procédures ?
Pour rappel une procédure est document qui décrit la manière d’accomplir une activité ou un processus. Une procédure doit à la fois répondre aux exigences de l’entreprise et créer les conditions d’une application efficace. Pour cela, deux conditions doivent être remplies conjointement :
- Le fond : le contenu de l’information doit être approprié, pertinent et suffisant.
- La forme : elle participe à la bonne compréhension de l’information et par conséquent à la mise en œuvre de la procédure. La forme participe également à la gestion de la procédure (identification, élaboration, diffusion, révision…).
Les qualités d’une procédure
- UTILE pour assurer la mise en œuvre des principes et des exigences des différents référentiels applicables dans le cadre spécifique de l’organisme.
- EXACTE dans son contenu et dans sa forme.
- COMPLÈTE en respectant la condition « nécessaire et suffisant ».
- COMPATIBLE avec les autres documents de l’entreprise (manuel, autres procédures, consignes…) et les autres systèmes de management..
- CLAIRE et ACCESSIBLE aux intéressés.
- CONTRÔLABLE dans sa mise en œuvre.
L’utilisation du logigramme pour documenter les procédures
Les logigrammes (Figure1.) permettent de visualiser un enchaînement d’actions, ils sont relativement simples et peuvent être compris par tous. Pour qu’ils soient efficaces, ils doivent être allégés en explication et en texte. Il faut écrire le strict nécessaire. Il existe bien certaines « règles » pour les logigrammes mais qui mises en œuvre rendent compliquée la lecture du document.
Alors pour être compris par tous, l’utilisation des éléments suivants suffit (nul besoin de se compliquer la tâche avec les représentations « officielles ») :
- Rectangle arrondi définit le début ou la fin de la procédure;
- Rectangle symbolise une action;
- Losange une question, une décision.