Aujourd'hui, les entreprises sont à la recherche d'appuis pour améliorer leur compétitivité et relever de nouveaux défis économiques.
L'externalisation de certains postes internes est une des solutions les plus adéquates pour y arriver, tout en maîtrisant les coûts et sans pour autant augmenter l'effectif de l'entreprise.
Alors, pourquoi tant de dirigeants sont encore “frileux” à l'idée de confier certaines tâches à un prestataire extérieur ? Pourtant, bon nombre d'entreprises se sont lancées dans cette expérience, l'ont définitivement adoptée et aujourd'hui en tirent les mêmes conclusions positives : la réduction des coûts et le recentrage sur leur cœur de métier.
Prenons l'exemple du secrétariat externalisé, plus communément appelé télésecrétariat. Même s'il reste encore mal connu, le télésecrétariat a déjà une trentaine d'années d'existence (il est né avec le télésecrétariat médical), mais les instruments de la bureautique moderne actuelle ont fondamentalement révisé les conditions de travail. Si bien que de nos jours, une télésecrétaire possède des outils dotés des dernières technologies pour travailler et, équipée d'internet haut-débit, elle brise les frontières. Elle offre alors aux dirigeants d'entreprises une alternative qui présente de nombreux avantages. A déjà fait ses preuves l'externalisation de la gestion de la paie, de la gestion commerciale, de la comptabilité et des ressources humaines.
De nombreux professionnels l'ont compris pour avoir essayé et externalisent depuis des années. L'externalisation procure un confort supplémentaire qui leur permet de gérer leurs priorités. Non seulement ils gagnent un temps précieux, mais ils réduisent également leurs charges, certains de l'ordre de 40%. Ils gèrent beaucoup mieux les variations d'activités, car une télésecrétaire est toujours joignable, disponible et offre un avantage non négligeable : elle est opérationnelle immédiatement et peut travailler dans l'urgence.
La télésecrétaire n'a pas de client type. Pourquoi ? Tout simplement parce qu'elle possède des compétences très variées et qu'elle s'adapte parfaitement. Soucieuse de sa réussite, elle ne cesse d'évoluer dans son métier et accroît ses compétences dès qu'elle en a l'opportunité. Il en découle que ses prestations évoluent en fonction des besoins de ses clients.
Certes, il peut paraître conjectural de confier des travaux à un professionnel “virtuel”, avec lequel il n'y a pas de “cohabitation” comme dans un bureau, mais ce nouveau mode de travail est tout simplement l'une des conséquences logiques de l'évolution technologique et des moyens de communication.
La télésecrétaire est aussi une dirigeante d'entreprise et à ce titre, un de ses points communs à tout autre dirigeant est de satisfaire sa clientèle en s'appuyant sur une collaboration solide. Pour 1 heure, 1 jour, 1 mois, une télésecrétaire est une panoplie de compétences à portée de main : aucun matériel à fournir, aucune formation à financer. Comme tout autre prestataire, elle fournit au préalable un devis personnalisé, les dépenses sont donc connues à l'avance. Un simple appel téléphonique ou un e-mail et la demande est satisfaite ; une télésecrétaire tiendra les délais et assurera des prestations de qualité tout en respectant la confidentialité des documents et données transmis par le client.
Cette nouvelle organisation du travail a été entraînée par la nécessité de réduire les coûts, d'où l'émergence accrue de l'externalisation des postes internes non productifs. Et même si ces postes non productifs sont vitaux au bon fonctionnement d'une entreprise, les externaliser, c'est se consacrer aux essentiels de la structure, en particulier quand celle-ci est jeune et que sa priorité est de se développer sur le marché.
Devant une telle offre de services, les entreprises n'ont plus qu'à se laisser séduire…