Quand un annonceur, quel qu’il soit, doit organiser un événement, il se pose à lui la sempiternelle question : dois-je organiser tout en direct, ou dois-je passer par une agence événementielle ?
Cette question est tout à fait légitime, car au-delà des aspects budgétaires, qui viennent instinctivement à leur esprit, les organisateurs d’événements dans les entreprises ont toujours du mal à prendre la bonne décision. La question doit être pensée en termes de valeur ajoutée. Autrement dit, que va m’apporter l’agence ? Quel est mon besoin dans le cadre de l’organisation de l’événement ? Ai-je besoin de temps ? Ai-je besoin d’idée ? Ai-je besoin d’expertise ? Ai-je besoin des trois ?
Le temps, une valeur qu’une agence peut vous aider à sauvegarder
Quand on organise son événement d'entreprise, sa soirée d'entreprise, son voyage incentive, son team building ou encore son séminaire, c’est une lapalissade que de dire que cela prend du temps ! Trouver les bons lieux, les bons hôtels, le bon prestataire de team building, les bons espaces de séminaires, les traiteurs du niveau que l’on souhaite, puis construire l’événement avec eux : repérage, déroulé, budget, invitations, gestion sur place, etc…
Contrairement à ce que l’on peut penser, organiser un événement, ce n’est pas du fun ! Tout ce temps passé peut être utilisé plus ou moins efficacement : une agence sérieuse peut aider à cela, allégeant la charge de travail de l’organisateur et en le soulageant du stress qui peut l’accompagner !
De l’expertise pour savoir et sentir ce qui peut marcher
La question la plus stressante que peut se poser l’organisateur est : mon événement va-t-il séduire ma cible ? Suis-je dans le juste ? Ce que je propose ne va-t-il pas finalement faire un flop ? Une agence expérimentée peut accompagner ses clients dans ce cheminement.
Elle va lui permettre de faire les bons choix en termes de sélection de lieu, de prestataire, qu’il soit de team building pour un séminaire d’entreprise, ou d’un Dj pour une soirée de voeux, ou encore d'un traiteur pour une convention commerciale. Côté voyage, l’agence expérimentée et fiable est celle qui sait s’entourer d’une manière générale d’un bon réseau de réceptifs.
Par ailleurs, la bonne agence est celle qui va savoir mettre à profit son expérience pour déjouer les écueils sur des prestations nouvelles. En effet, on ne peut proposer toujours la même chose (la prise de risque – calculée – est essentielle dans ce métier !). En revanche, on saura poser les bonnes questions sur une activité ou prestation novatrice, mais dont la fiabilité reste à prouver.
Des idées, pour aider l’organisateur à innover et à créer du sens à son événement
Un événement réussi est celui qui va parler à ses participants. A travers un séminaire, une animation de soirée d'entreprise, un team building, l’organisateur a toujours un message à faire passer. La bonne agence est celle qui va l’y aider.
D’abord en trouvant le concept adapté à l’événement : quel thème ? Quel format ? Quel déroulé ? Quel discours ? Quel contenu ? Les moyens pour les transcrire aux cinq sens des participants sont multiples : ambiance de la salle, éclairage, son, activité de team building, décoration, support de présentation, coaching des intervenants pour prise de parole en public, qualité des prestations et du traiteur.
Au fond, tout est question de compréhension des attentes et de ressenti des besoins. La bonne agence est donc celle qui saura retranscrire les besoins et faire passer les messages à travers des idées savamment orchestrées le jour J.