Bien qu’Outlook soit un brillant outil de courrier électronique et qu’il propose une base de données sous forme de carnet d’adresses, un calendrier et un gestionnaire de tâches, il ne peut être considéré comme un logiciel CRM.
Plusieurs différences sont frappantes entre le service Outlook et un réel CRM pour Customer Relationship Management équivalent de Gestion de la Relation Client en français.
Les fonctions proposées par Outlook ne sont pas optimisées pour la relation client car elles ne permettent pas de réaliser un suivi commercial de qualité. Tout comme le téléphone n’est pas un CRM mais un moyen de communication, Outlook permet seulement d’envoyer des courriers électroniques de façon optimale. Cependant, vous ne pouvez pas établir de compte-rendu suite à un rendez-vous ou une action commerciale et vous ne pouvez pas les inscrire dans un processus de vente clairement défini comme le fait si bien le logiciel LUG CRM par exemple. En effet, il vous permet de savoir si vous êtes en retard dans vos étapes de vente et d’avoir des statistiques sur chaque affaire que vous entretenez avec vos contacts.
Aussi, vous pouvez visualiser les informations dont vous avez besoin, en masquant certains champs sur la fiche de vos contacts ou en définissant vos propres champs, ce qui vous permettra de les retrouver plus facilement avec la recherche avancée de LUG CRM. Il est impossible de gérer vos contacts de la sorte avec Outlook.
En parlant de LUG CRM, sachez que l’application permet d’associer un contact à une entreprise pour obtenir un gestionnaire de client tant en B to B qu’en B to C. En affichant la fiche d’un de vos contacts, vous pouvez grâce au logiciel, consulter l’historique de vos appels, rendez-vous, e-mails…etc, ce qui n’est pas possible avec Outlook.
Imaginez aussi que vos contacts ne dispose pas ou ne communique pas par le biais d’une adresse e-mail, il n’y a aucun moyen de stocker des documents sur le service Outlook tandis que LUG CRM offre la possibilité à ses utilisateur d’enregistrer des documents scannés ou autres sur une fiche client afin de retrouver toutes les correspondances et informations essentielles.
Enfin, dernière chose et pas des moindre, les évolutions que proposent LUG CRM grâce à des modules additionnels vous permettent d’intégrer un outil de facturation (Devis et Facture) afin e n’utiliser qu’un seul et même logiciel et d’avoir toutes les données à porter de mains. Sur le plan marketing, le logiciel permet aussi de lancer des campagnes de phoning, d’e-mailing et de SMS.
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