Les pires clients sont en général l’administration et les entreprises en difficulté, dont les entreprises en liquidation judiciaire. D'autant plus dans le marasme économique, les dettes fournisseurs et les ardoises des grands groupes ne cessent de croître au détriment des petites entreprises françaises. Déjà que leur trésorerie est minée par la crise, et même les grosses PME et ETI sont en difficulté, autant récupérer l'argent dehors et qui vous revient de plein droit. D'autant que la loi est de votre côté !
Je ne fais pas de panorama par secteur, mais le bâtiment souffre de cette situation et du mauvais payeur qu'est l'Etat sous toutes ses formes. Cependant les entreprises privées ne se privent pas non plus : par exemple, un restaurateur a 6 mois de retard dans le paiement des aménagements de son bâtiment, un vigneron n’a pas payé son prestataire de services agricoles depuis 1 an – et se terre chez lui pour ne pas discuter avec le gérant, mais a le culot de lui demander de lui envoyer des gars pour les vendanges !
Comme je le remarque souvent la LME sur les délais de paiement n’est même pas respectée par ceux qui l’on votée et écrite. Alors à quoi bon pester contre vos clients ? Comment voulez-vous répliquer ? Une chose est sûre dans tous les cas : ne lambinez pas pas et ouvrez le dialogue tout de suite.
Arrangement à l’amiable : le premier pas à faire vers l'autre
Votre client est peut être comme vous dans une passe difficile. Il est plus que dans votre intérêt qu’il ne fasse pas faillite et qu’il continue son activité puisque vous gagnez de l’argent avec lui. Dans le cas contraire, arrêtez tout !
Pour poursuivre cette relation gagnant-gagnant (n'en déplaise aux gérants qui prennent les clients pour des pigeons) le plus longtemps possible, n’hésitez pas à lui proposer un étalement du paiement avec un versement immédiat ou le plus tôt possible, puis des versements mensuels, plus faciles à gérer.
Une fois la négociation conclue, faites lui un retour par email avec accusé de réception et accusé de lecture de votre accord, et demandez lui de vous le renvoyer avec la mention « bon pour accord ».
Conservez les données et une version papier (ne faites jamais confiance à Windows & Microsoft). Notez que l’email vaut l’écrit, il vous permet aussi de vérifier la sincérité de votre client à s’engager pour vous payer. Si vous ne voyez pas de réponse, passez à la vitesse supérieure tout de suite.
Le droit de rétention : quand la situation l'exige (à pratiquer avec modération)
C’est très compliqué avec le bâtiment à cause des indemnités de retard si vous suspendez un chantier parce que vous n’avez pas été payé pour un autre. Par contre, vous pouvez en industrie ou dans certains métiers faire de la rétention : vous gardez une pièce ou un produit d’un client aussi longtemps qu’il n’acquitte pas de sa facture (en retard ou non).
La mise en demeure : le durcissement du ton avant la sanction judiciaire
La rétention n’a pas marché, le dialogue est rompue ou ne mène plus à rien et vous ne savez plus quoi faire ?
Il est temps de passer à la vitesse supérieure : la lettre de mise en demeure.
Elle demande un vrai formalisme, il faut donc veiller à ce que les mentions obligatoires apparaissent et que certains documents soient joints :
- Les mentions sur la lettre que je vous demande d'ajouter – en plus de celles obligatoires :
- Date, lieu
- Objet mentionnant clairement « Mise en demeure pour le règlement de/des facture(s) xxxxx sous toute réserve »
- Vos coordonnées et les coordonnées du client
- Numéro de facture, date de facture + numéro et date de commande (le cas échéant) + numéro de devis qui a été validé (le cas échéant, il doit dans ce cas être accompagné de la date de validation et du document de validation s’il y a)
- Le montant des créances (détail et totalité)
- La mention que vous avez laissé une ou des chances à votre client pour trouver un accord à l’amiable (intérêt des emails conservés pour prouver cela !)
- Votre réclamation : le règlement des factures
- Le délai raisonnable : 10 jours (écrivez la date de fin de ce délai !)
- Conséquences en cas de non exécution (paiement) : une injonction de payer déposée au tribunal de commerce (votre dû + intérêts de retard)
- Votre signature, nom et qualité (gérant, mandataire etc.)
- Joindre au cas où :
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- Factures et autres documents commerciaux en lien avec celles-ci
- Echanges d’emails ou écrits (oral = 0 !)
Bien envoyer votre lettre en recommandé avec accusé de réception (AR) à votre client. Conservez une copie de votre courrier.
Une fois le délai écrit dans votre lettre dépassé et sans réponse de la part de votre client, c'est le moment de s’orienter vers le tribunal de commerce. Mais attention : le débiteur doit être obligatoirement un commerçant ou une entreprise. L'administration est exclue de cette action, il vous faudra ouvrir un procès contre elle au tribunal administratif de votre territoire et demander un référé provision pour ne pas perdre trop de temps et d'argent ! Il est très difficile parfois de se faire payer, donc n'hésitez pas à utiliser les actions en justice pour se faire payer.
N'oubliez jamais que c'est votre entreprise qui est en jeu, et que si vous avez donné des cautions, c'est aussi votre patrimoine en jeu !