Quels sont les principaux avantages de l’externalisation pour une entreprise ou une collectivité ?
Aujourd’hui, la possibilité “d’externaliser” une fonction interne de l’entreprise exige une phase de réflexion et de questionnement pour les dirigeants. Il faut analyser les avantages, les inconvénients et les besoins, en pensant à divers éléments de son organisation que l’on pourrait segmenter de manière suivante :
1. D'un point de vue stratégique : votre business vous laisse-t-il encore du temps pour gérer toutes les fonctions internes ? L’externalisation de certaines fonctions de l’entreprise permet à ses dirigeants de se focaliser sur son cœur de métier et, par conséquent, sur les activités les plus stratégiques pour la société.
2. Concernant l’aspect technique : avez-vous de vraies compétences internes dans tous les domaines ? Il y a normalement des fonctions que les dirigeants d’une société ont plus de difficultés à gérer que d’autres. Dans certains cas, il arrive même qu’ils perdent le contrôle de certains domaines. En optant pour l'externalisation, le dirigeant a l’avantage d’avoir une équipe d’experts qui le conseille sur l’évolution technique de son parc informatique et qui lui propose des solutions globales. Cela facilite l’accès aux innovations tout en simplifiant la gestion et le renouvellement du matériel.
3. Quant aux finances : contrôlez-vous les coûts ? Et même s’ils sont sous contrôle, sont-ils optimisés ? « L’externalisation » vous permet un contrôle transparent des coûts, et en particulier la maîtrise des coûts cachés ! Elle offre à la société l'accès au savoir-faire d’un expert ainsi qu'aux toutes dernières technologies sans avoir à effectuer les investissements correspondants, comme par exemple, les coûts de recrutement et de formation. Pour finir, « externaliser » permet aussi à l’entreprise d’optimiser ses ressources jusqu'alors sous-exploitées et ainsi de réduire ses charges d’exploitation.
4. A propos des ressources humaines : arrivez-vous à conserver les collaborateurs dont vous avez besoin ? Si oui, restent-ils motivés et pro-actifs ? L’externalisation présente des avantages clairs, car elle vous donne accès à des ressources humaines motivées et non disponibles en interne. Cela implique aussi une réduction de la rotation du personnel et libère en même temps des ressources internes pour d’autres tâches importantes.
5. Au niveau de la gestion du risque : l’externalisation d’une fonction de la société augmente sa flexibilité vis-à-vis des changements dans l’environnement externe et interne. Par exemple, la sous-traitance vous protège dans les situations de crise. Les dirigeants qui ont déjà connu des situations de réduction de personnel savent combien leurs impacts dépassent largement l'aspect financier. Le coût émotionnel peut être dévastateur pour la société. Pour toutes ces raisons, la sous-traitance représente une opportunité unique pour se protéger des fluctuations de l’environnement externe et interne.
La contrepartie d’externaliser peut être la perte du contrôle direct de cette fonction. Mais c'est un moindre problème dès lors que l'externalisation se fait avec une société qui travaille dans un esprit de partenariat !
Dans le domaine de l’informatique la réponse à la plupart de ces questions devient de plus en plus claire pour beaucoup de sociétés :
1) normalement l’informatique n’est pas assez stratégique pour faire partie du cœur de métier de la société ;
2) c’est un domaine très exigeant au niveau technique, car toujours en évolution et donc très difficile à maîtriser en interne ;
3) au niveau des coûts, c’est une fonction difficile à optimiser en interne (en particulier pour les PME/PMI) ;
4) l’informatique représente aussi une source d’instabilité pour la société du point de vue des ressources humaines ;
5) et, pour finir, cela participe à l’augmentation des risques pour la société si cette fonction est traitée en interne.
La sous-traitance prend donc tout son sens, car l'informatique sera gérée par des experts, à moindre coût. Il suffit simplement de trouver le bon partenaire !