Aider le conseil syndical et les copropriétaires à maîtriser leur copropriété

La copropriété immobilière : une structure et une organisation que l’on doit comprendre et maîtriser

La copropriété (« la copro ») est un concept qui apparait dans toute sa complexité lorsque l’on devient copropriétaire pour la première fois. On découvre alors des notions nouvelles : les copropriétaires, le conseil syndical, le syndic de copropriété (ou l’administrateur de biens), les charges, les lots, les tantièmes, les parties communes et privatives, l’assemblée générale annuelle, la maintenance des équipements, les travaux de réparation ou d’amélioration, le ravalement de façade… etc.

Une copropriété est d’abord une structure physique, constituée d’immeubles et d’appartements dans une copro verticale, et de maisons individuelles dans une copro horizontale. Elle contient des parties communes, dont la propriété est partagée entre tous les copropriétaires, et des parties privatives (ex : logements, garages, caves, greniers). La copropriété peut comporter d’autres lots tels que jardins, espaces verts, voies d’accès, parkings (aériens et souterrains), locaux techniques, locaux commerciaux, et même des piscines. Cette structure relativement complexe vit et change avec le temps. Elle doit être maintenue dans un bon état de présentation et de fonctionnement et nécessite donc un suivi et une gestion permanente.

La copropriété est aussi une organisation, à la fois administrative et logique. Le syndic gère les affaires courantes pour le compte du syndicat, le conseil syndical suit la copro et vérifie le travail du syndic, et les copropriétaires se réunissent au moins une fois par an en assemblée générale. Celle-ci est l’occasion pour les copropriétaires de prendre connaissance des dossiers et des décisions qui ont parsemé une année de fonctionnement de la copro.

Devenir copropriétaire : être responsable d’un collectif et défendre son investissement

Être copropriétaire implique de faire partie d’un collectif et d’avoir des responsabilités. Le copropriétaire fait partie intégrante du syndicat, lequel possède la personnalité morale et la responsabilité de la bonne marche de la copro. Il doit suivre la vie et l’état de la copro (au moins les dossiers importants) car chaque décision et chaque dépense le concernent. En particulier, le total des dépenses effectuées dans la copro sur une année est réparti sur l’ensemble des copropriétaires, selon les tantièmes possédés par chacun. Suivre l’état général ainsi que les dépenses engagées est donc important si l’on veut protéger son investissement, mais aussi comprendre et maitriser les charges que l’on va devoir payer.

Et tout le problème est là : de manière très générale, et dans toutes les copropriétés, les copropriétaires ne sont pas en mesure de suivre la vie de la copro au jour le jour, ni d’avoir accès aux dernières informations, ni de connaitre les actions et les décisions du conseil syndical, ni de suivre les échanges avec le syndic. Sauf à être un membre actif du conseil syndical, un copropriétaire ne pourra ni suivre les affaires courantes ni participer aux échanges et circuits de décision. Il ne peut que découvrir – souvent médusé – l’ensemble des affaires et dossiers le jour de l’assemblée générale… c’est-à-dire sur un créneau de temps d’environ deux heures.

La livraison d’une copro neuve (en VEFA) : une avalanche de problèmes en perspective ?

Le moment de la livraison d’une copropriété neuve est toujours un évènement : les copropriétaires ayant acheté un appartement – ou une maison – sur plan (en VEFA) découvrent alors la copropriété terminée, et prennent possession de leur bien et des clés. Ils peuvent enfin envisager d’y aménager, ou bien de le mettre en location.

Malheureusement ce moment peut se transformer en déception – voire même en conflit – lorsque les copropriétaires découvrent les dysfonctionnements, non-conformités, et autres problèmes qui vont inévitablement parsemer les parties communes et les logements. Ce constat peut être plus ou moins prononcé, et plus ou moins grave, selon le niveau de soin et de sérieux apportés par le constructeur et ses entreprises sous-traitantes pendant la phase de réalisation. Mais la masse de problèmes peut se révéler particulièrement importante et grave si ce n’est pas le cas.

Il convient donc de constituer très rapidement le conseil syndical et de lui demander en première mission de répertorier tous les problèmes, afin de pouvoir les transmettre au syndic et au promoteur. Pour cela il faut une organisation, une méthodologie, et des moyens informatiques pour compiler et traiter les informations.

Il s’agira d’effectuer une recherche systématique des défaillances dans la copro, d’interroger l’ensemble des copropriétaires et des locataires pour détecter et confirmer les problèmes, de lister les dysfonctionnements par catégorie, puis de transmettre chaque nouvelle version de la liste ainsi constituée au syndic. Ce pointage rigoureux et systématique des problèmes – et le suivi de leur prise en charge par le syndic et le promoteur – sont indispensables à ce stade.

Pour réaliser la compilation des données et le suivi des problèmes il faut pouvoir disposer d’outils adaptés. Au minimum, on utilisera un tableur (comme Excel) pour tout organiser. Au mieux, on utilisera des services web spécialisés (comme ceux proposés par le site VitaCopro) qui permettent de créer des dossiers, de les alimenter avec des photos et des vidéos, de les commenter, et de les rendre accessibles à tous les copropriétaires en temps réel. De tels services permettent aussi au syndic de consulter les dossiers et de les annoter en temps réel, ce qui permet de suivre la progression de leur prise en charge.

Faire partie du conseil syndical : de la motivation… à la démotivation

Pour un copropriétaire, le choix de rejoindre le conseil syndical répond au besoin de se rendre utile au collectif, mais aussi d’avoir un droit de regard sur les dossiers et de pouvoir communiquer directement avec le syndic. Un conseil syndical fort et motivé est particulièrement important pour une copropriété, à tout moment de son existence.

Un conseil syndical digne de ce nom doit se composer de plusieurs copropriétaires, tous solidaires, ayant si possible des compétences utiles à la copro (ex : technicien, comptable, juriste, professionnel du bâtiment). Mais avant tout, il faut qu’ils aient la motivation suffisante pour prendre sur leurs épaules les charges et le stress qui  va de pair avec le suivi des problèmes dans la copropriété.

Pour pouvoir tenir dans la durée et réaliser ses missions avec efficacité le conseil syndical doit être soutenu en permanence par l’ensemble des copropriétaires. Ce soutien devrait donc s’exprimer tout au long de l’année, et devrait se traduire par de l’aide lorsque le besoin s’en fait sentir. Malheureusement, les copropriétaires ne rencontrent généralement les membres du conseil syndical que le jour de l’assemblée générale… en tout cas pour ceux qui y assistent. En réalité les membres du conseil syndical se retrouvent seuls pendant l’année, avec toutes les affaires à suivre, et la relation avec le syndic et les tiers à supporter.

La conséquence de cet isolement est que la démotivation guette le conseiller syndical. Au fil du temps, même le plus fort d’entre eux peut baisser les bras et s’éloigner de ses missions. Dans ce cas, la copropriété se retrouve « sans surveillance » et les dossiers prennent du retard, ou bien n’aboutissent pas. Il est donc particulièrement important de permettre à tous les copropriétaires de communiquer et de s’entraider, et d’intervenir pour aider les conseillers syndicaux si besoin.

Les locataires font également partie de la copropriété… parfois pour le pire mais aussi pour le meilleur

Une copropriété est souvent peuplée de nombreux locataires, en particulier lorsque c’est une copropriété verticale (immeuble ou résidence avec appartements). Les locataires vivent dans la copro, font face à ses problèmes, échangent avec les autres résidents et parfois aussi avec les membres du conseil syndical.

Pour certains d’entre eux le constat est négatif : ils vont poser des soucis à leurs voisins, causer des problèmes à la fois aux propriétaires des logements qu’ils occupent mais aussi au syndic (qui sera amené à gérer certains litiges), et éventuellement poser des soucis aux membres du conseil syndical, qui se sentiront en devoir d’intervenir. Malgré cette minorité de perturbateurs, l’ensemble les locataires se révèlent être des personnes civilisées, et qui ont leur mot à dire sur la vie de la copropriété. Ils  subissent les désagréments au même titre que les copropriétaires résidents, et recherche une qualité de vie dans la copro.

Ceci dit, les locataires sont systématiquement écartés des échanges et des circuits de décisions. Ils ne sont pas considérés comme étant réellement impliqués dans la copropriété, et ne sont pas vus comme ayant la moindre légitimité à cet égard. Pourtant, ils ont leur mot à dire et peuvent s’avérer des alliés précieux lorsqu’il s’agit de détecter des problèmes et faire remonter des informations au conseil syndical. Pour ces raisons il est très intéressant de trouver le moyen de les intégrer aux échanges avec les copropriétaires et les conseillers syndicaux, et même dans une certaine mesure avec le syndic.

Les problèmes de communication et d’échange d’informations

Ce manque de communication et d’échanges est assez général dans une copropriété. Il concerne non seulement les locataires, mais aussi l’ensemble des copropriétaires, et en particulier les bailleurs. Ces derniers sont systématiquement tenus à l’écart des affaires de la copro, car d’une part très peu y résident, et d’autre part ils n’ont pas de moyen pratique de s’informer de ce qui s’y passe ni de participer aux échanges et aux prises de décisions.

Les outils informatiques classiques – logiciels d’envoi de courriels (e-mails) et fichiers numériques – ne permettent pas d’organiser efficacement les échanges et les informations, et leur utilisation isolée ne permet pas la centralisation de la vie numérique de la copropriété. C’est pourtant la centralisation des informations et des documents (en un seul endroit) qui autorise une consultation uniforme et fiable par l’ensemble des acteurs de la copropriété. Cette centralisation est aujourd’hui réalisée au moyen de sites Internet spécialisés (tels que le site VitaCopro : www.vitacopro.fr).

Sans moyens de communication globale, et sans possibilité de suivre les affaires et les dossiers, comment ces copropriétaires pourraient-ils s’impliquer dans leur copropriété et soutenir le conseil syndical ? Il faut donc fournir à l’ensemble des acteurs de la copro – conseillers syndicaux, copropriétaires résidents et bailleurs, locataires, personnels du syndic – un environnement de travail et d’échange collaboratif, qui pourra leur permettre de comprendre la copro et s’y investir au besoin.

La complexité d’un suivi minutieux de la copropriété

Le suivi de la vie de la copropriété s’avère compliqué sans une forme d’assistance et de méthodologie : il faut suivre les dossiers (travaux, projets, maintenance, contentieux), les échanges qui ont lieu entre les acteurs (copropriétaires résidents et bailleurs, membres du conseil syndical, locataires, personnels du syndic), et les décisions. Sans outils adaptés à la situation il y aura peu d’échanges et de discussions, les dossiers ne pourront être partagés et complétés de manière collaborative, et les copropriétaires ne pourront pas prendre connaissance des affaires en cours.

Il est courant de voir les membres du conseil syndical – ainsi que quelques copropriétaires curieux – partager leurs informations par courriel (e-mail) lors de multiples allers-retours, et utiliser des fichiers informatiques pour tenter d’organiser les échanges et stocker les informations. Certaines applications sur Internet peuvent être utilisées, par exemple pour tenir un agenda partagé ou caler des réunions.

Ce faisant, chacun utilise les outils à sa disposition (ou simplement ceux qu’il est en mesure de comprendre et maitriser). Mais bien souvent, ces outils ne conviendront pas à tout le monde. Exemple : certaines personnes travaillent sur ordinateur « PC » (avec Windows) alors que d’autres travaillent sur « MAC » (avec iOS) ; certains utilisent des applications vendues par un éditeur (ex : Excel ou Word) et d’autres préfèrent utiliser des logiciels open-source (disponibles sur Internet); enfin, certains utilisent des versions récentes de logiciels et d’autres des versions plus anciennes.

Le problème de cette pléthore et de cette disparité d’applications est qu’il devient compliqué de s’échanger des ressources et permettre à tout un chacun de les modifier, sans que cela ne génère des erreurs. Par ailleurs, le fait de s’échanger des fichiers et des mails ne permet pas un accès pratique et permanent à l’information. La solution passe alors par Internet, c’est-à-dire en utilisant une plateforme conçue pour l’ensemble des utilisateurs, qui offre les mêmes outils à tout le monde, et qui centralise toutes les informations et documents sous une forme unique et standardisée.

Les relations avec le syndic : souvent compliquées… parfois impossibles

La qualité des relations avec le syndic est importante pour la copropriété, car celui-ci est en charge de la gestion des affaires courantes. Il est indispensable que le conseil syndical puisse compter sur des personnels du syndic disponibles, réactifs, compétents, honnêtes, et de bon conseil. Dans l’autre sens, le syndic doit pouvoir compter sur des conseillers syndicaux impliqués, réactifs, compréhensifs, et travaillant dans la concertation.

Malheureusement, cette situation idéale est rare… pour ne pas dire inexistante car à notre connaissance aucun syndicat n’a encore loué les mérites d’un syndic. Ce problème de « calage » entre le conseil syndical et le syndic d’une part, entre le syndicat et le syndic d’autre part, provient en partie de l’éloignement qui existe entre ces acteurs. Alors que syndic et syndicat devraient travailler en étroite collaboration, le syndicat voit souvent le syndic comme un prestataire pas très clair et peu rigoureux, et le syndic voit le syndicat comme une source potentielle de problèmes ou comme un simple client.

Il est vrai que le syndic est un prestataire – qui fournit un service en échange d’un paiement – et qu’il n’a pas forcément vocation à défendre à tout prix les intérêts de la copropriété (ce qui est la prérogative du syndicat). Mais comme dans toute relation commerciale et dans tout partenariat entre professionnels, il est important de resserrer les liens et de proposer une vraie qualité de service si l’on veut que l’association puisse profiter et perdurer. Dès lors qu’opacité et frustration prennent la place de la transparence et de la motivation, les relations se dégradent et le syndicat commence à envisager le remplacement du syndic.

Alors comment lutter contre ce décalage et ce risque de dérapage ? Simplement en fournissant à tous les acteurs – copropriétaires et personnels des syndics – les outils pour communiquer efficacement, rapidement et avec clarté. Aujourd’hui, de tels outils existent sous la forme de sites Internet spécialisés (exemple : le site VitaCopro).

Quels moyens pour fédérer tout le monde et maitriser le suivi et la gestion de la copropriété ?

Qu’il y ait peu ou beaucoup de problèmes à résoudre dans la copropriété, le besoin d’avoir à sa disposition des outils de communication et de travail collaboratif performants se fait grandement sentir… et même cruellement sentir dans les cas difficiles (e : après livraison de la copro, en cas de travaux importants, ou si le conseil syndical compte peu de membres). Il existe très peu de solutions pour permettre aux copropriétaires et aux conseillers syndicaux d’organiser et de maitriser la vie de la copropriété. Les outils informatiques sont rares, ou bien quand ils existent, ne remplissent pas les demandes et ne satisfont pas les besoins réels.

Pourtant, une copropriété se gère comme une petite entreprise. Il est donc nécessaire de lui donner accès à des outils de niveau et de qualité professionnelle, afin que syndicat et conseil syndical puissent remplir leurs missions, veiller à la bonne administration du collectif, et instaurer une communication permanente et efficace entre tous les acteurs.

Le site VitaCopro : une réponse adaptée et haut de gamme

Le site Internet VitaCopro (www.vitacopro.fr) est une solution conçue spécifiquement pour répondre aux exigences actuelles des copropriétaires. Cette plateforme haut de gamme a été étudiée et conçue par des copropriétaires et des membres de conseils syndicaux, puis réalisée par des experts en informatique.

Le site propose un espace centralisé et collaboratif, accessible sur Internet 24h sur 24 au moyen d’un navigateur web standard (et donc gratuit). Il offre aux utilisateurs une large palette d’outils pour répondre à chaque besoin et chaque problématique. L’utilisation de ces outils est facile, pratique, rapide, et avec un effet immédiat. Ainsi les utilisateurs du site peuvent travailler en temps réel, échanger et stocker informations et documents sans délai d’attente, et suivre l’état général de la copropriété à tout moment.

En particulier, VitaCopro offre aux copropriétaires la possibilité d’intégrer un réseau national de copropriétés immobilières constitué par le site. Les copropriétaires et membres du conseil syndical peuvent alors contacter d’autres copropriétés et d’autres conseils syndicaux, pour demander de l’aide sur un problème spécifique, apporter leur aide aux autres, trouver des compétences, et bénéficier de l’expérience des autres copropriétaires.

VitaCopro est un site dont la vocation première est de permettre aux copropriétaires de suivre et maitriser leur copropriété dans les meilleures conditions. Il est indépendant de toute organisation en rapport avec le monde de l’immobilier (syndics, promoteurs, constructeurs, professionnels du bâtiment).

 Marc-Antoine (contact@vitacopro.fr)

 Nb : cet article fait l’objet de droits d’auteur et il est non libre de droits. Il a été déposé sur « Copyright France » et chez un huissier, et est légalement protégé à ce titre. Il est interdit de copier et réutiliser cet article, ou n’importe quelle partie de celui-ci.

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