Votre entreprise envoie régulièrement par courrier ses factures ou des messages commerciaux, que ce soit pour de l’acquisition de nouveaux clients ou pour la fidélisation des clients déjà conquis, et vous souhaitez rationnaliser ces envois, gagner du temps dans le traitement, l’affranchissement ou la mise sous pli, tout en payant le strict minimum ? Voici deux équipements de bureau qui vous permettront de gérer au mieux vos envois postaux :
La machine à affranchir
Si vos envois dépassent un volume supérieur à 50 courriers par jour, il peut être intéressant de vous équiper d’une machine à affranchir. Elle vous permettra de gagner un temps précieux et d’affranchir votre courrier automatiquement au centime près tout en contrôlant en temps réel les coûts d’envoi de vos factures, prospectus ou autres mailing postaux. Il faut savoir qu’en France, seule la location de machines à affranchir agréées par la Poste est autorisée. Il n’y a pas d’achat possible pour ce type de matériel. Le coût de location varie de 20 euros à 250 euros par mois environ en fonction des modèles et de leur capacité, ce qui somme toute est un investissement modique, étant donné que l’affranchisseuse automatique peut vous faire gagner environ 15% sur vos frais postaux, sans compter le temps économisé sur cette tâche plutôt inintéressante et souvent dévolue aux assistants de direction qui ont sûrement mieux à faire. Il existe plusieurs marques de machines à affranchir, les principales étant Neopost, Satas (qui a été racheté par Neopost), Pitney Bowes, Frama et Francotyp. Le choix du modèle de sa machine à affranchir doit être fait en fonction du volume de courrier à traiter (la fréquence de traitement allant de 20 à 200 par minute) et du prix (vous trouverez par exemple un comparateur sur tarifs-postaux.fr). La mise à jour des tarifs se fait automatiquement, car les machines sont désormais connectées directement à la Poste.
Un autre avantage que procurent les affranchisseuses automatiques est de pouvoir apposer le logo de son entreprise directement sur l’enveloppe ce qui permet de renforcer l’image de marque et la communication de l’entreprise.
La machine de mise sous pli.
A l’instar des machines à affranchir, il existe des machines de mise sous pli qui peuvent vous être d’un grand secours lorsque vous souhaitez effectuer une opération de mailing postal massive pour votre prospection. Il est possible d’acheter ces plieuses, qui mettent également sous enveloppe automatiquement le prospectus ou document à envoyer. L’amortissement de cette machine est garanti au bout de quelques opérations, ce qui vous rendra autonome dans cet exercice de communication et vous évitera d’avoir à externaliser cette prestation.
Le principe est de préparer à l’avance votre base de données de contacts clients ou prospects (veillez à bien vérifier que le fichier correspond bien au cœur de cible de votre activité), puis d’imprimer le pavé postal sur des étiquettes autocollantes ou directement sur les enveloppes.
Vous chargez ensuite vos enveloppes dans le chargeur prévu à cet effet et les documents dans le chargeur de la plieuse. Il suffit alors de mettre en marche la machine de mise sous pli qui se charge du reste.