Supprimer le support papier peut se faire de différentes manières
Les outils informatiques présents à tous les niveaux de l’entreprise permettent d’accélérer les transactions. La rapidité et les économies qui en découlent sont indiscutables. La dématérialisation du flux papier est rendue possible par l’évolution des technologies et de la législation. Le traitement des factures, document support de la transaction commerciale, des écritures comptables, pièce justificative de la collecte et de déduction de la TVA fait aujourd’hui l’objet de démarches d’optimisation.
On distingue deux grandes catégories de dématérialisation : la dématérialisation des factures fournisseurs et la dématérialisation des factures clients. Les gains attendus dans ces deux procédés sont proches : accélération des échanges, rationalisation des processus comptables et de facturation, économies des coûts administratifs et des frais généraux.
Lorsqu’une entreprise dématérialise ses factures fournisseurs, elle souhaite transformer les factures papier reçues dans un format électronique grâce à la numérisation. A ce stade, l’entreprise ne possède qu’une image numérique de la facture. Un logiciel de Lecture Automatique de Documents (LAD), lira cette image pour la convertir en flux d’informations. Il s’agit d’une dématérialisation partielle puisque le papier existe encore et celui-ci devra être archivé. La dématérialisation des factures fournisseurs reste à la charge du récepteur. L’émetteur ne bénéficie pas des avantages liés à la dématérialisation.
Dans le cas de la dématérialisation des factures clients ou sortantes, la facture créée à l’aide d’un logiciel de comptabilité ou de facturation est transmise par voie électronique. Le cadre fiscal des échanges de factures électroniques s’est adapté aux nouvelles pratiques des entreprises et permet la suppression du support papier.
Si la mise en place de la dématérialisation des factures clients est motivée à 58% par la réponse ou la pression d’une demande client (source MARKESS International, 2008), elle n’en demeure pas moins avantageuse pour l’entreprise émettrice. Rationalisation du processus de gestion administrative, réduction des coûts de facturation, fiabilisation et accélération d’émission des factures. Les étapes traditionnelles de la gestion des factures (impression du document électronique, mise sous pli, affranchissement, envoi par courrier puis archivage) peuvent être réalisées depuis un ordinateur sans équipement supplémentaire. De plus, le récepteur n’a plus à transformer le papier en flux électronique puisqu’il reçoit un document nativement électronique.
Faire cohabiter les différents flux : papier et électronique
Lorsqu’une entreprise choisit de dématérialiser ses factures, elle devra faire coexister le flux papier et électronique. En effet 100% des clients n’accepteront pas dans un premier temps, de recevoir leurs factures au format électronique. L’entreprise se trouvera donc avec deux natures de flux à gérer : facture papier et facture électronique.
Plusieurs options s’offrent pour y faire face. Le traitement des factures papiers peut être réalisé en interne, en adaptant le processus de facturation pour les clients désirant conserver ce format. L’entreprise peut confier l’ensemble des tâches de traitement des factures papier à un prestataire de courrier industriel. Le papier disparaîtra de ses processus interne d’émission de factures. Cette solution permet de bénéficier des économies d’échelle d’une solution de courrier industriel, des tarifs d’affranchissement de masse etc.
La cohabitation en émission de factures papier et électroniques est une étape vers une massification des factures émises au format électronique. Cette transition permettra à l’entreprise de se familiariser progressivement aux processus de traitement de la facture électronique.
L’archivage et la consultation des factures sont simplifiées par la directive du 11 janvier 2011. En effet, les factures créées au format électronique et émises sur papier peuvent être conservées au format électronique aux conditions que le double électronique soit enregistré à la date la plus proche de celle de l’impression papier envoyée, et que la pérennité et l’intégrité du double électronique soient garanties à l’aide d’une signature électronique ou au moyen d’une empreinte électronique. Ainsi l’ensemble des factures créées pourront être conservées et consultées sur un même support.
Le passage à l’émission de facture électronique engendre des changements et des ruptures dans les processus administratifs. Si un projet de dématérialisation de facture est l’occasion d’une refonte des procédures administratives et une réallocation des compétences (gestions des litiges…), il peut également être vécu comme une remise en question des hiérarchies établies. Ainsi une entreprise mettant en place un projet de dématérialisation des factures devra gérer et conduire les changements vécus par le personnel administratif. Encourager les nouvelles pratiques et habitudes liées à l’électronique, insuffler de nouveaux réflexes, former les utilisateurs aux outils et applications, aux normes et cadres juridiques, aux bonnes pratiques qui en découlent seront des clés pour réduire les risques d’échec du projet et favoriser l’adoption de nouvelles habitudes de travail.
http://www.qweeby.com/homepage/la-facture-electronique/generalites-sur-la-facture/les-differentes-formes-de-dematerialisation/
http://www.qweeby.com/homepage/la-facture-electronique/generalites-sur-la-facture/le-cadre-reglementaire-de-la-facture-electronique/
http://www.qweeby.com/homepage/la-facture-electronique/generalites-sur-la-facture/la-facture-electronique-en-pratique/