Comment optimiser la gestion de vos documents ?

Principe de la dématérialisation

Le classement, le tri, la diffusion, la recherche et le partage de vos documents en entreprise entraine une perte de temps et de productivité. Combien de temps passé à trier le courrier entrant ou à éditer les factures ou des feuilles de paies ?

Le problème étant défini, savez-vous qu'il existe plusieurs solutions logicielles qui vous permettent de dématérialiser ces documents imprimés ? Par exemple pour le courrier : il est possible aujourd'hui de faire appel à un prestataire qui se charge d'imprimer votre courrier (noir et blanc ou couleur), de l'affranchir et de le router vers les destinataires. Le temps qui était avant investit dans cette tâche sans valeur ajouté peut être récupéré pour plus de productivité. Il en va de même pour la gestion des factures. En ce qui concerne les fax, pourquoi ne pas les recevoir directement par mail, de façon confidentielle ? Le mieux seraient qu'ils arrivent et qu'ils se classent de leur propre chef dans les dossiers prévus … Cela est tout à fait possible ! Imaginez les économies de temps, d'entretien de machine, d'encre et de papier.

La reconnaissance optique de caractères (OCR)

La reconnaissance optique de caractère permet de récupérer et de retravailler le texte d'un document papier simplement en le scannant vers un logiciel de traitement de texte. Il n'est plus nécessaire de perdre des heures à tout retaper manuellement, en faisant parfois des erreurs. Là vous pouvez exploiter le texte tout de suite, l'enrichir pour l'enregistrer au format numérique dans le dossier de votre choix.

Un fois scanné, vous récupérez votre document soit par e-mail (Scan to e-mail), soit dans un dossier spécifié (Scan to folder)

Le travail collaboratif

Aujourd'hui il existe plusieurs solutions logicielles ou en mode SaaS qui vous permettent d'optimiser vos processus et le travail entre plusieurs collaborateurs. Les flux de communication, les processus et circuits de validation sont alors dématérialisés via un intranet. La définition précise d'un circuit d'acheminement des documents peut être mis en place et suivi rigoureusement par tous les intervenants qui connaissent à tous les stades du projet les collaborateurs impliqués, les actions à mener et les décisions à prendre.