Quand nous perdons le contrôle de notre temps l’une des solutions à laquelle nous recourons est de trouver le meilleur outil de planifier nos journées.
Chaque personne a un système de gestion du temps qui lui est propre, sa propre façon de programmer ses rendez-vous et ses activités.
Certains utilisent des outils de planification électroniques (PDA), d’autres préfèrent des outils en papier, de petits carnets, organiseur commercial, etc. tandis que d’autres utilisent les deux. De là on pourrait se poser la question de savoir lequel de ces systèmes est le meilleur !
La réponse simple est qu’il n’y a pas de système de gestion du temps universellement meilleur ou plus correct que les autres. Ce n’est pas parce qu’un système fonctionne bien pour votre patron, votre collègue ou votre ami qu’il le sera nécessairement pour vous.
Ce que vous devriez découvrir c’est de savoir si le système que vous utilisez fonctionne bien pour vous !
Peu importe votre choix. N’utilisez qu’un outil qui s’adapte à vos besoins et votre personnalité, qui vous fait gagner du temps plutôt que de vous en faire perdre, qui vous permet d’être mieux organisé et productif. Le choix d’un planeur a un grand rôle dans le contrôle de votre temps. Le look, la convenance et les fonctionnalités sont d’une importance capitale et peuvent vous sauver considérablement le temps, l’argent et la frustration si vous les appliquez correctement.
Voici les critères à tenir compte :
Le modèle : papier ou électronique ?
Planeur en papier.
Choisissez un calendrier ou agenda qui convient à votre style de travail. Le format de votre agenda est spécialement important car il affecte votre productivité.
Celui à une ou deux pages par jour vous donne assez d’espace pour mettre beaucoup de choses dessus, mais vous pourrez également être perdu par trop de détails. Si par contre votre journée n’est pas remplie de rendez-vous et des listes des choses à faire, vous gaspillez de l’espace et bien évidemment de l’argent.
La plupart des experts du temps préfèrent les calendriers de la semaine où ils savent voir l’utilisation de leur temps.
La taille a aussi son importance et ses inconvénients. Si par exemple vous voyagez beaucoup un petit format serait idéal, seulement les informations seront difficilement lisibles. Un grand format qui est mieux pour écrire et lire serait difficilement transportable. Soyez réalistes et choisissez celui qui vous permet de mieux vous organiser et entrer en action.
Planeur électronique (Personnel Digital Assistants)
Beaucoup de gens préfèrent leurs PDA parce qu’ils présentent beaucoup d’autres options numériques que n’offrent pas les planeurs en papier comme les photos, documents, les jeux, musiques, internet et bien évidemment les téléphones mobile comme blackberry ou iPhone.
Mais par contre ils présentent aussi leurs côtés négatifs quelques fois non négligeables. Imaginez vous aviez deux importants rendez-vous à 11h et à 13h pour présenter la nouvelle ligne de produits. Etant très concentrés à les préparer vous avez oublié de charger la batterie de votre PDA et à 10h20 il s’éteint. Vous perdez toutes les informations, lieux des rendez-vous, les informations clés, les …
L'utilisation d'un PDA n’est pas aussi aisée pour tout le monde, par exemple la lisibilité est difficile pour ceux qui ont une optique limitée.
Comme pour les planeurs en papier, choisissez un PDA qui s’adapte à vos besoins, facilement maniable et qui vous permet d’être mieux organisé et productif.
La portabilité :
Les gens qui n’ont pas de système de gestion du temps se font remarquer par des tants de papiers éparpillés ici et là : les enveloppes, les dossiers avec des notes et quelques fois des boîtes d’allumettes sur lesquelles ils ont pris note. La raison est qu’ils ne portent pas leur planeur à des rendez-vous ou des autres situations importantes avec eux. N’ayant rien où écrire ils ramassent ce qui leur tombe sous la main.
Vous devez toujours avoir votre système sur vous, électronique ou papier. Programmer une réunion, un rendez-vous ou vérifier une date peut arriver à tout moment et souvent à des endroits peu prévisibles. Si votre système vous encombre ou s’il est inconfortable il est temps de le remplacer par un qui se tient bon en main.
Pratique : Facilement utilisable.
Un système pratique combine à la fois l’usage personnel et professionnel. Si vous avez déjà essayé de séparer les agendas pour le privé et pour le travail vous vous êtes sûrement aperçu qu’il se crée inévitablement des conflits. Vous êtes à la maison en trait de parler à un ami au téléphone, et il vous demande de diner avec lui mercredi. N’ayant pas votre agenda du travail, vous fait douter car vous pourriez avoir prévu quelque chose d’autres. Mais n’étant pas sûr vous prévoyez cette rencontre quand même. Vous avez sûrement créé un conflit.
L’inverse peut aussi arriver à votre travail. Votre équipe de travail organise une réunion le vendredi soir mais votre agenda personnel est à la maison. Arrivé à la maison vous vous rendez compte que vous aviez promis à votre garçon de 6 ans de l’amener à sa compétition de natation.
La solution est de garder l’organisation de vos journées complètes en un seul endroit et de le garder toujours sur vous. Gardez-y toujours vos informations de contact au cas où vous l’égarerez, si besoin y glisser un peu d’argent pour faciliter le contact.
Bien à vous,
RUGERINYANGE Pontien
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