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Comment organiser ses rencontres d’affaires

Pour planifier une rencontre d’affaires, il faut d’abord se fixer des objectifs clairs quant à l’issue de la réunion. Les questions telles que pourquoi j’organise cette réunion ? Où quels en sont les objectifs ? Sont les questions les plus importantes dans cette phase de préparation.

Ensuite, il vous faut choisir la date et le lieu de vos rencontres. Ces deux questions ont au final un poids prépondérant dans la réussite de vos rencontres d’affaires, effectivement vos rencontres vont être impactées par ces décisions, mais cela peut aussi avoir son impact d’un point de vue financier sur votre organisation. Souvent l’erreur est bien là, c’est de choisir trop rapidement une date. Rencontres Affaires Bordeaux vous conseille vivement d’éviter le choix de la date en première étape.

Le format de la réunion une fois défini dans les grandes lignes, il vous reste à trouver une date qui conviendra à tout le monde, ainsi qu’un cadre où se déroulera la rencontre. Il est important de vérifier en amont les disponibilités des intervenants, ainsi que des participants. Veillez à leur demander un maximum de dates alternatives, ce point vous sera très utile lorsqu’il vous faudra négocier avec les hôtels.

Nous vous recommandons de vérifier sur internet, en disposant des sites web pour vérifier l’endroit le plus disposé pour votre rencontre. Vérifiez la saison à laquelle vous voulez allez, si c’est une saison basse ou haute, car cela aura définitivement un impact financier sur votre rencontre.

Dès à présent, vous êtes aptes à rédiger vos demandes de soumissions et de les transmettre aux hôtels répondants aux critères sélectionnés. N’hésitez pas à être flexible, si cela vous est permis, car vous aurez ainsi une plus grande marge de manœuvre, et demandez-leur de vous retourner des soumissions de prix pour chaque alternative.

Vous voilà sur le point de démarrer votre rencontre d’affaires.

Voici quelques points à retenir pour sauver de l’argent :

  • Les modèles généralement privilégiés dans les hôtels urbains sont du dimanche au mardi, du mercredi au vendredi et les fins de semaine;
  • Les hôtels de villégiature favorisent généralement les groupes en semaine, étant plus occupés les fins de semaine;
  • Si vous avez besoin de beaucoup d’espace de réunion mais de peu de chambres, favorisez alors la haute saison touristique car les chambres sont presque toutes louées mais les espaces de réunion sont souvent vides;
  • Informez-vous des annulations de groupe de dernière minute : les hôtels se retrouvent parfois le bec dans l’eau lorsqu’un groupe annule son événement et sont donc prêts à faire de très bons prix pour combler les pertes, même en période occupée;
  • Demandez aux établissements où vous allez souvent de vous ajouter à leur liste d’envoi de courriels pour vous tenir informé de leurs promotions saisonnières. Vous pourrez garder l’information en filière en les classant par mois.

Rencontres Affaires Bordeaux vous remercie pour votre lecture et nous vous invitons à découvrir notre site.

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