Dématérialisation des factures : une formule à double sens

Deux Dématérialisation différentes, trop souvent confondues

Le terme dématérialisation des factures recouvre deux choses totalement différentes : la dématérialisation des factures fournisseurs et la dématérialisation des factures clients. Les différences portent sur l'usage et les technologies, et renvoient à des choses totalement différentes qui sont pourtant souvent confondues par les utilisateurs ou par des prestataires qui profitent de l'ambiguité

Suivons le circuit d'une Facture, de son émetteur au client récepteur…

Une Facture émise par une entreprise à destination d'une autre entreprise suit un circuit long, parfois complexe et souvent coûteux. Côté émetteur c'est plutôt simple : une fois réalisée dans l'outil de facturation, elle est validée, imprimée. Ensuite, selon les cas :

  1. Pour envoi courrier (la grande majorité) : elle est mise sous pli et transmise par la Poste.
  2. Pour envoi par webEDI : l'émetteur se connecte à l'interface et ressaisit la facture pour son client via l'interface web (la double peine).
  3. Pour envoi en EDI : la validation de la facture dans l'outil de facturation déclenche son envoi direct chez le destinataire par les protocoles EDI
  4. Pour transmission via une plateforme dématérialisée comme par exemple Qweeby (au titre généralement de l'article 289-VII 2° du CGI) : la facture est prise en charge par la plateforme qui la transmet en assurant la fiabilité, la sécurité et la traçabilité de la transmission
  5. Pour envoi par e-mail (au titre de l'article 289-VII 1° du CGI, et à condition d'en respecter les obligations associées) : la facture part en pièce jointe à un e-mail… Elle arrivera peut être ou peut être pas : en effet, contrairement aux idées reçues, l'e-mail n'a pas la fiabilité de l'envoi courrier, et valider sa réception certaine est délicate. Un courrier peut être présumé reçu par défaut… un e-mail, pas forcément.

Côté récepteur… les choses se corsent. La facture du fournisseur va suivre un processus de validation et de contrôle qui doit aboutir à deux opérations clés : le bon à payer (essentiel pour le fournisseur) et la saisie comptable. Ces deux opérations sont simples, le plus délicat est en amont.

  1. La facture va être reçue et intégrée dans le processus de contrôle
  2. Les liens avec la commande et la livraison sont établis
  3. Les quantités facturées comparées au quantités reçues, les prix facturés aux prix convenus
  4. La facture est alors validé ou mise en litige.

Cela paraît presque trop simple…

En fait, dans la pratique c'est un peu plus compliqué car les intervenants peuvent être dans des lieux différents, les volumes de factures être très importants… Réaliser tout cela dans les délais impartis (notamment le délai de paiement), sans perdre de facture, sans exploser les coûts de manipulation ou reproduction… n'est pas toujours simple.

Une facture passe dans de nombreuses main durant son cycle de traitement ; comparons le chemin papier avec le chemin en dématérialisation fiscale

Dématérialisation des factures fournisseurs, côté client

En fait, le véritable coût de traitement d'une facture est côté récepteur. Il en est de même pour les enjeux de fiabilisation des processus. C'est pour cela que la dématérialisation des factures fournisseurs est recherchée et mise en oeuvre par les grand groupes ou donneurs d'ordres. Les manipulations, copies, transports, échanges de documents entre les intervenants sont coûteux et consommateurs de temps. Adosser ce processus autour d'un flux dématérialisé où les factures circulent sous forme de fichier numériques est plein de bénéfices pratiques :

  1. Les factures ont alors le don d'ubiquité : elles peuvent être à différents endroits simultanément pour un coût quasi-nul
  2. Les factures circulent entre les intervenants selon des workflows de validation pré-définis, sans risque de perte et selon des délais précis
  3. Les écarts, retards… dans les traitements sont identifiables et gérables
  4. Une visibilité globale est possible.

En amont, pour alimenter ce processus d'échange / manipulation de fichiers numériques, la dématérialisation des factures fournisseurs commence par la numérisation des factures reçues. Les factures émises papier par les fournisseurs sont scannées et converties en fichier électroniques qui entrent dans le traitement. L'original de référence reste l'exemplaire papier, sauf si le dispositif de numérisation permet de garantir que le scan est une copie “fidèle et durable”.

En complément, des points d'entrée dédiés peuvent recevoir en plus les flux EDI, PDF… En général, en bout de chaîne, la facture est intégrée dans les outils comptables directement. Soit les données sont extraites du fichier numérique par LAD (OCR), soit elles sont collectées durant le processus de traitement par les acteurs.

En résumé, la Dématérialisation des Factures Fournisseurs optimise le traitement des factures reçues des fournisseurs pour fiabiliser, faciliter, fluidifier et raccourcir leur traitement, et réduire les coûts de ce traitement.

Dématérialisation des factures clients, côté fournisseur

La Dématérialisation Fiscale des Factures Clients est une autre affaire. Elle est totalement indépendant de la Dématérialisation des Factures Fournisseurs car une même entreprise peut faire l'un et pas l'autre… Par contre le fournisseur qui dématérialise fiscalement ses factures clients, va implicitement inciter son client à dématérialiser le traitement des factures reçues, puisque ces factures sont immatérielles et se prêtent ainsi parfaitement à être insérées dans un processus dématérialisé.

La Dématérialisation Fiscale des Factures clients consiste en l'envoi au client des fichiers électroniques conformes aux dispositions fiscales applicables (cliquez ici pour visualiser les dispositions applicables pour la France).

Là où la dématérialisation des Factures Fournisseurs est complexe à mettre en oeuvre et coûteuse, car il faut traiter les processus complets, interconnecter l'outil de dématérialisation aux outils métier, installer des composants fonctionnels complémentaires : GED…, et l'appliquer  d'office et d'un seul coup à l'ensemble des flux de facturation entrant, la Dématérialisation Fiscale des Factures est facile à démarrer. Quelques clients seront concernés pour démarrer et les impacts sur l'organisation sont limité à nuls : moins de papier à imprimer, moins de courrier à expédier…

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