Chaque entreprise, quelque soit sa taille, doit contrôler et comptabiliser les heures d’entrées et de sorties de ses employeurs, et les conserver pendant cinq ans. Cette obligation concerne tous les employeurs relevant du Code du Travail, sauf ceux de deux secteurs régis par des horaires spécifiques : l’agriculture, et les transports routiers. Les autres se doivent donc de trouver la solution la plus adaptée afin de pouvoir restituer les temps de travail de leurs employés.
L’intérêt des pointeuses
Il s’agit également d’une sécurité à la fois pour l’employé et l’employeur en cas de litiges concernant le nombre d’heures travaillés. Le pointage est également obligatoire pour les salariés qui peuvent aménager leur temps de travail comme ils le souhaitent et permet justement d’avoir une idée du nombre d’heures travaillées. Pour les cadres au forfait journalier, le temps de travail sera plutôt comptabilisé en nombre de jours.
Sans équipement adapté, comptabiliser les horaires de ses salariés peut très vite devenir un véritable casse-tête. Surtout si les horaires sont assez flexibles ou s’il s’agit d’horaires en 3/8 ou 4/8, avec des équipes intervenant le jour et la nuit. C’est pourquoi les entreprises ont tout intérêt à se renseigner sur les différents équipements de gestion du temps existants.
Pointeuse mécanique : la solution idéale pour les TPE et PME
La pointeuse mécanique est la première solution de pointage qui a été créée. Son fonctionnement est très simple : chaque employé insère une fiche cartonnée dans le dispositif pour son entrée et sa sortie du travail. La pointeuse note ensuite sur son carton les horaires effectués. Ce type de dispositif s’adapte automatiquement aux changements d’heures l’été et l’hiver et est équipée d’un calendrier perpétuel. Ce système de pointage est donc plutôt adapté aux petites et moyennes entreprises de moins de 50 salariés. Pour les TPE, une pointeuse mécanique de base semble être la solution de gestion du temps la plus simple et adaptée. Cependant, ce type de matériel ne peut pas trier et traiter des données de manière automatique. Cette tâche fastidieuse doit être faite manuellement par les ressources humaines de l’entreprise. C’est pourquoi, on conseille le modèle de base aux entreprises de moins de 20 salariés, au-delà, cela peut rapidement devenir ingérable.
Il existe toutefois des modèles de pointeuses plus évolués qui permettent de faciliter la gestion des payes et qui peuvent calculer le nombre d’heures total cumulées sur la période de son choix. Ils peuvent également marquer les pointages irréguliers. De plus, combinés à des logiciels de gestion du temps, ils permettent de créer de gérer les fiches de payes et les plannings beaucoup plus facilement et rapidement.
D’autres équipements de gestion du temps
Pour les plus grandes entreprises, l’automatisation complète des données représente un gain de temps non négligeable. Ainsi, la pointeuse badgeuse semble être le moyen le plus simple et pratique de contrôler les entrées et sorties de tous les salariés. En effet, l’obligation de pointer ses heures concerne tous les salariés, y compris ceux qui aménagent leur temps de travail comme ils le souhaitent, ou les cadres journaliers. Pour ces derniers, le temps de travail sera comptabilisé en jours et non en heures de travail.
La badgeuse est particulièrement répandue dans les grandes entreprises du fait de son principe très simple : il suffit de passer son badge devant le dispositif pour pouvoir entrer et sortir. Ensuite le traitement des données se fait automatiquement. Par ailleurs, ces dernières peuvent ensuite être récupérées par connexion wifi ou avec une clé USB. Pour ces raisons, leur prix est bien plus élevé que celui d’une simple pointeuse mécanique.
Ainsi, avant d’acheter ce type d’équipement ou de troquer son ancien système de pointage pour un équipement plus évolué, mieux vaut se renseigner sur les différentes solutions de pointages et d’horodatages existantes et prendre en compte différents facteurs comme l’effectif de l’entreprise, son activité, ainsi que son budget.