Les factures circulent usuellement par courrier. La facture s’apparenterait donc à « un » courrier, et sa dématérialisation reviendrait à la traiter sous la forme de papiers virtuels : des PDF. Pour autant, est-ce que la facture électronique se résume à la virtualisation sous forme PDF de la facture papier ? Appréhender le sujet ainsi revient à faire une grave erreur qui aura un impact direct sur le déploiement.
La législation française autorise la facture sous forme de fichier électronique porteur d’une signature numérique qui garantit son authenticité et son intégrité. Cette pratique, codifiée par l’article 289-VII 2° (ex. 289-V) du Code Général des Impôts, est nommée usuellement PDF signé. Elle résume la facture à un bout de papier que l’on virtualise en PDF et que la signature numérique protège des contrefaçons et autres malveillances. Le PDF signé fait le bonheur des opérateurs de courrier industriel qui, sous couvert de « dématérialisation des factures clients » manipulent en masse des PDF, dont seule une petite part est transmise sous forme électronique, le reste, soit l’essentiel, alimentant leurs usines à imprimer et continuant à circuler par courrier.
Aborder la facture électronique par ce biais revient à faire l’erreur de passer à coté des véritables enjeux de la dématérialisation. La facture n’est pas juste un document à transmettre : c’est un document transactionnel qui contient des informations importantes pour le récepteur. La conformité fiscale et légale est un point important qui doit être relativisée : ce n’est pas le bon point d’entrée et, en pratique, ce n’est qu’un point de détail. Le véritable enjeu est de profiter de la facture électronique pour faciliter l’exploitation des données échangées entre les parties et supprimer les tâches à faible valeur ajoutée (saisie, numérisation…). En effet, qu’est-ce qu’une facture : un document généré par le système d’information de l’émetteur, que le récepteur s’empresse d’introduire, par numérisation ou saisie, dans son propre système d’information. L’EDI (art. 289-VII 3° du Code Général des Impôts ; ex. 289 bis) le permet, mais ses coûts et contraintes le rendent inaccessibles à la plupart des entreprises.
La facture électronique, dans le cas d’assujettis fiscaux obligés de tenir une comptabilité (B2B) est l’occasion de libérer les données contenues dans le document pour les rendre exploitables par les destinataires. Pour eux, balader un PDF revient à recevoir un morceau de papier sans bénéfice réel : ils doivent saisir les données affichées sur le PDF comme ils saisissaient les données de la facture papier, ou procéder à un traitement de récupération optique équivalent à la numérisation des factures papier reçues.
L’émetteur pourrait considérer cette opération de transformation superfétatoire et se limiter à l’envoi de PDF conformes en laissant ses clients récepteurs les traiter à l’arrivée. Or ce faisant il prend un double risque. D’une part, s’il n’apporte pas de bénéfice pratique à ses clients destinataires, ceux-ci peuvent n’avoir aucune raison d’accepter le passage à la facture électronique (pour mémoire : l’accord du destinataire est une obligation). Le déploiement sera plus long et fastidieux… D’autre part, il y a forcément dans le portefeuille client de l’émetteur un ou plusieurs donneurs d’ordres demandeurs de factures électroniques suivant un cahier des charges qui se satisfait peu du simple PDF, même signé (sans parler de ceux qui n’acceptent que des factures dématérialisées de type EDI, conformément à l’article 289 VII 3° du CGI). Autre limite au déploiement qui obère le ROI de l’opération…
Les enjeux centraux d’un projet de facture électronique dans l’univers B2B sont donc : 1- la capacité à émettre des factures électroniques qui seront exploitables par les destinataires, 2- la capacité à répondre aux cahiers des charges des donneurs d’ordres destinataires se trouvant dans le portefeuille client (voire aussi ceux qui sont prospectés) et 3- la possibilité de faire tout cela dans l’épaisseur du prix du timbre afin d’assurer un ROI effectif et rapide. Le respect du cadre légal est indispensable mais n’est pas le réel cœur du sujet.
Face à ces enjeux, une grande responsabilité incombe à l’opérateur de l’émetteur. Il doit maîtriser la gestion des données et maintenir les connexions afin de proposer à son client la plus large « bande passante », illustrée par la diversité et la multiplicité des formats générés à partir des simples PDF générés par l’outil de facturation en place. Le choix de l’opérateur est un facteur de succès du projet et il convient d’emblée de savoir ce que l’on souhaite faire : s’agit-il d’externaliser le traitement des factures sortantes pour ne plus gérer leur impression, mise sous pli et envoi… ou de faire réellement de la facture électronique ?
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