Les clés de l’externalisation de la paie - Dmoz.fr | Actualité insolite
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Les clés de l’externalisation de la paie

La rémunération est à la fois le levier privilégié des dirigeants pour motiver et fidéliser leurs salariés, et le point d’attention principal de ces derniers. Aussi la gestion de la Paie est-elle une fonction essentielle alors qu’elle est très éloignée du cœur de métier de la plupart des entreprises.

En parallèle, sa complexité, jointe au niveau des sanctions qui lui sont associées, en font une importante source de risques. Alors que les modalités de calcul des charges sociales varient plusieurs fois chaque année.

Ceci explique que l’externalisation de la paie soit une solution répandue. Ses avantages incluent la maîtrise du risque déjà évoqué et la variabilisation d’un poste de charges important puisque les prestations sont le plus souvent facturées au bulletin.

Néanmoins, c’est un choix qui reste contraint par les circonstances (rupture de l’organisation, départ du personnel dédié) plutôt que décidé et projeté dans le cadre d’un plan volontaire. Quelles que soient les circonstances dans lesquelles ce pas est franchi, il existe de bonnes pratiques dont s’inspirer.

Définir le périmètre et la profondeur de la prestation attendue

La Paie est un domaine vaste et il convient d’être le plus explicite possible dans la définition de la prestation que l’on souhaite externaliser. Certains prestataires assurent l’ensemble de la palette de services liés de près ou de loin à l’administration du personnel (paie, mais aussi gestion des temps, conseil sur les couvertures sociales, accompagnement dans les contentieux, etc.). D’autres sont très spécialisés sur une fonction précise, voire sur un type de salariés (gardiens d’immeubles, VRP).

Il est donc nécessaire de bien cadrer ce que l’on veut externaliser. Schématiquement, en partant du cœur pour aller vers les services plus périphériques, la prestation devra inclure la réalisation des bulletins de salaire et déclarations sociales correspondantes, puis elle pourra comprendre du conseil de 1er niveau (réponse aux questions immédiates sur les situations courantes relatives aux salariés, notamment la gestion des absences ou des départs), des éléments d’administration du personnel tels que les DPAE et les soldes de tous comptes, la mise en œuvre des règlements (salaires et charges), du conseil de second niveau (diagnostic et préconisations quant aux situations rencontrées par l’entreprise dans le domaine social : renégociations d’accords, modifications de dispositifs de couverture, gestion de contentieux), la gestion des temps de travail, des notes de frais, voire des audits « URSSAF », « Paie », « Social » (analyse de la situation de l’employeur vis-à-vis de ses obligations règlementaires, plan d’actions correctives).

Cerner le type de prestataire auquel on veut avoir recours

Comme pour beaucoup de métiers de service, la gestion externalisée de la paie recouvre des offres largement différenciées qui ne se recoupent que partiellement. Avant de procéder à des comparatifs, il est donc utile de savoir vers quel type de prestataire on souhaite s’orienter.

Il existe tout d’abord des opérateurs que nous qualifierons d’ « industriels », dont l’unité de compte est la centaine, voire le millier de bulletins, et qui proposent des solutions à coût attractif en échange d’une faible souplesse (acceptation d’un dispositif d’échanges normé, toute prestation hors normes est facturée en sus) et d’une dépersonnalisation de la gestion des dossiers clients. On trouve ensuite des PME bien installées qui offrent un service plus personnalisé et plus souple en échange d’un tarif moins serré. Il existe aussi des « boutiques », intervenants individuels ou TPE, qui offrent leurs services à une clientèle locale pour des tarifs comparables à ceux des experts-comptables, voire plus faibles, mais sans garantie de qualité du service ou de pérennité du fournisseur (solidité financière discutable, polices d’assurance inadaptées). Apparaissent enfin des « pure players internet » qui proposent des solutions à très bas coût en ligne : le client accède à une plateforme dans laquelle il gère sa paie lui-même, sans conseil, voire sans garantie.

Identifier et prioriser les caractéristiques sur lesquelles on veut noter les prestataires pressentis

Une fois cernée la mission que l’on souhaite confier et le type d’opérateur à qui l’on veut avoir affaire, il convient de lister et de pondérer les points sur lesquels seront jugés les prestataires short-listés.

Une liste de caractéristiques, non exhaustive, devra au moins contenir le prix (complet, incluant tous les éléments de la prestation), mais aussi la fiabilité (respect des délais et des contraintes), la sécurité (engagement de résultat), la souplesse (adaptation à l’organisation du client), etc. On s’assurera aussi que le prestataire comprend les problématiques spécifiques de son secteur d’activité, surtout si l’on exerce un métier particulièrement complexe du point de vue de la paie (intermittents du spectacle, VRP). On pourra y ajouter des éléments qualitatifs tels que la qualité de la relation durant la phase d’avant-vente.

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