Il est assez frappant de voir des entreprises travailler dans la gérance de projets et ne pas appliquer, à leurs espaces de travail, les principes d'organisation qu'elles préconisent. Organiser son bureau est pourtant un excellent moyen d'améliorer ses performances professionnelles.
Réduire la fatigue grâce à un environnement ergonomique
La fatigue au travail est l'un des premiers facteurs de baisse de productivité. Celle-ci est souvent le résultat d'un agenda surchargé, mais également d'un mobilier et d'un éclairage inadapté. Il y a de ça encore quelques mois, un fabricant de meubles commerciaux prenait en compte la position de l'ordinateur pour créer des meubles adéquats. Actuellement, les tablettes tactiles ou les smartphones de dernière génération accaparent une bonne partie de nos journées. L'ergonomie se doit donc d'être évolutive pour que la position de travail soit toujours optimale. Les douleurs de dos et la fatigue des yeux sont des plaintes fréquentes, générant des humeurs changeantes.
L'influence des nouvelles technologies
La généralisation de l'internet a poussé la plupart des institutions publiques à proposer des services en ligne. Ceux-ci allègent d'autant la quantité de documents à conserver et donne un excellent prétexte pour modifier l'organisation d'un bureau. Pour évoquer seulement des détails, trouver en un rien de temps le câble USB de son smartphone est devenu aussi important que d'avoir un stylo à la portée de la main. Pour continuer sur l'aspect technologique, n'oublions pas qu'il est aujourd'hui plus commun de partager sur Dropbox, que de parcourir les étagères à la recherche d'un document. L'organisation des données informatiques est donc fondamentale. Elle doit représenter une extension virtuelle de son espace de travail.
Organiser concrètement son bureau
Pour évoquer les détails qui comptent, sachez que, dans un bureau public, il est toujours important d'être assis face à la porte. Cela permet d'anticiper les visites et il est prouvé qu'il est préférable de voir avant d'entendre. Vous devez également, comme vos éventuels interlocuteurs, bénéficier d'un espace suffisant. Enfin, pourquoi ne pas remplacer une étagère devenue inutile, par un espace permettant de vous détendre (radio, couchette pour les étirements, etc.). Si les outils d'e-conférence vous permettent de travailler depuis chez vous, il est essentiel de posséder un espace dédié. Travailler seul face à un ordinateur dans une maison vide est souvent difficile. Le bureau doit donc être le plus accueillant possible. Lever la tête et rencontrer, dans son champ de vision, un objet que l'on aime est un peu l'équivalent d'un collègue vous apportant une tasse de café !
Une organisation qui dépend de l'identité de l'entreprise
Un bureau adéquat n'est pas uniquement un ensemble de facteurs individuels. Le succès d'entreprises telles que Apple, confirme l'importance d'une bonne disposition psychologique de l'ensemble du personnel. Le géant de l'informatique n'offre pas seulement des horaires favorisant la gérance de projets personnels, ou des poufs multicolores, il met aussi des espaces de travail évolutifs à disposition de ses cadres. Un bureau suffisamment ouvert favorise le débat et le travail en équipe. En revanche, la possibilité de créer un isolement acoustique permet de gérer des problèmes rapidement, sans pour autant indiquer au préalable à l'interlocuteur, ou à ses collègues, que la situation est grave. Ce que signifie par exemple la nécessité de s'isoler dans la salle de réunion. Les spéculations autour d'une rencontre impromptue et confidentielle sont souvent le pire ennemi du manager.
Faire appel à un fabricant de meubles commerciaux est conseillé. Le bureau représente un investissement essentiel, au même titre qu'une machine permettant d'augmenter la productivité. Il donne une impression positive aux visiteurs et permet de gérer sereinement le quotidien.