Suivre et maîtriser les charges de la copropriété immobilière

Les charges de copropriété : des dépenses indispensables au bon fonctionnement des copropriétés

Une copropriété immobilière d’envergure est soumise à de nombreuses charges de fonctionnement. C’est le cas des copropriétés verticales (résidences) dans les villes, et des copropriétés horizontales (groupement de maisons individuelles ou de commerces). Les charges sont de natures diverses et variées, mais elles ont toutes en commun de participer au bon fonctionnement de la copropriété. Elles correspondent généralement à des dépenses courantes et récurrentes (ex : consommation d’eau et d’électricité, assurances, ménage, maintenances des équipements, petites réparations, honoraires des syndics…), et parfois à des dépenses exceptionnelles (ex : ravalement de façade, grosse panne d’équipement, obligation de mise aux normes, frais de justice…).

Les charges doivent être payées en temps et en heure par les copropriétaires, sous peine de voir la copropriété sujette à des dysfonctionnements. Le premier dysfonctionnement est le manque de trésorerie, qui permet de faire face aux dépenses courantes, mais aussi à certaines dépenses urgentes. Le paiement des charges – en premier lieu par les copropriétaires au syndic, en second lieu par le syndic aux divers prestataires – permet de maintenir la copropriété dans un bon état de fonctionnement, et de permettre à tous les résidents de la copropriété (copropriétaires et locataires) de bénéficier de services de qualité.

La compréhension et la maitrise des charges de copropriété est indispensable

Les charges de la copropriété sont souvent mal connues de l’ensemble des copropriétaires. Les membres du conseil syndical seront les mieux informés… à condition qu’ils prennent la peine d’analyser et de comprendre tous les postes de dépenses. La plupart du temps les copropriétaires n’ont qu’une vague idée des postes de couts dans la copro. Ils tentent alors de comprendre les montants des charges que le syndic leur demande régulièrement de payer (lors des appels de fonds), et n’ont généralement de début d’explications que lors de l’assemblée générale annuelle.

Suivre les charges – et chercher à les réduire – est pourtant une affaire de bon sens. Il s’agit de maintenir les dépenses à un niveau acceptable pour la copropriété et pour les copropriétaires, mais aussi de repérer assez tôt les abus et les débordements de tarifs des prestataires qui interviennent pour la copropriété. Le syndicat se doit d’optimiser la trésorerie, de tout faire pour éviter que la copropriété ne se dégrade faute de fonds suffisants, et de tout faire pour éviter que certains copropriétaires ne se retrouvent en situation de ne plus pouvoir payer leur quote-part de charges. Le suivi et l’optimisation des charges est donc plus que nécessaire, il est indispensable. Il doit être fait avec sérieux, avec rigueur, et sur une base régulière.

Il est vrai que le syndicat aura plutôt tendance à s’en remettre au syndic pour cette tâche, celui-ci ayant pour mission de gérer la copropriété et ses charges. Malheureusement, rares sont les syndics qui prennent la peine (et le temps) de passer en revue les dépenses pour tenter de les réduire et les optimiser. Par ailleurs certains syndics sont eux-mêmes la source d’abus et de dérapages (leurs honoraires et leurs frais de missions étant des charges), ce qui est maintenant prouvé et suffisamment décrié dans les médias. En dehors des syndics, il existe de nombreuses causes de dérapage des charges, soit qu’elles sont inutiles, soit qu’elles pourraient être simplifiées, soit qu’un prestataire abuse, soit qu’il n’y ait pas de mise en concurrence sur les appels d’offres… etc.

Il apparait donc indispensable que le conseil syndical et le syndicat se retroussent les manches pour analyser et suivre les charges de la copropriété, et faire tout ce qui est possible pour les maitriser.

Suivre les charges et les dépenses des copropriétés au quotidien : comment faire ?

Comment faire pour répertorier et suivre les charges de votre copropriété ? La première des démarches – souvent mise en avant – est de se rendre au moins une fois par an dans les locaux du syndic, pour passer en revue l’ensemble des dépenses de l’année. Cette visite aura généralement lieu juste avant l’assemblée générale annuelle, et doit être proposé par le syndic. La plupart du temps ce sont les membres du conseil syndical qui effectueront ce travail, mais tout copropriétaire ayant des compétences comptables pourra être mis à contribution.

Le contrôle des comptes détenus par le syndic est le moment de repérer les incohérences et les abus, cependant il n’advient qu’une seule fois dans l’année. Pour être à même de rectifier le tir rapidement il convient de contrôler les comptes plus régulièrement, par exemple une fois par trimestre. Dans l’idéal il faudrait même pouvoir suivre en temps réel chaque prévision de dépense, chaque contrat passé, chaque paiement, et ensuite contrôler de visu que les prestations sont correctement effectuées dans la copro.

Cela suppose d’une part que le syndic interroge le conseil syndical sur chaque décision pouvant avoir des conséquences sur les comptes de la copropriété, que le conseil syndical ait à disposition les documents correspondants, et qu’il puisse ensuite rapidement communiquer avec les autres copropriétaires pour prendre une décision. D’autre part cela nécessite que le conseil syndical ait des outils pour communiquer facilement avec tous les autres copropriétaires (même avec les locataires) et des outils pour suivre les dossiers et noter les prestations.

C’est là que les problèmes commencent, car les moyens de communiquer et collaborer au sein de la copropriété sont très limités. Les outils de communication se réduisent à envoyer des mails par centaines, et à s’échanger des documents dans divers formats. Quant aux outils permettant de s’organiser, de comprendre la copropriété, et de la gérer, ils sont quasi-inexistants. Lorsqu’une organisation (digne de ce nom) veut suivre la gestion de ses actifs et de son activité, elle s’équipe de logiciels sur mesure, dédiés à cette tâche, capables de lui donner de la visibilité et de lui faire gagner du temps.

Les outils de gestion en ligne dédiés aux copropriétés et aux copropriétaires

Aujourd’hui ces outils existent : ils permettent aux membres du conseil syndical, à l’ensemble des copropriétaires et même aux locataires de s’approprier leur copropriété, et de participer activement à sa gestion quotidienne. Le site web en ligne VitaCopro (www.vitacopro.fr) propose un environnement collaboratif entièrement dédié aux copropriétés immobilières. Le site Internet a été conçu et pensé par des copropriétaires et des membres de plusieurs conseils syndicaux, puis réalisé par des experts en informatique. Il propose de nombreux outils web qui apportent une réponse aux besoins et aux problématiques du syndicat, mais aussi de l’ensemble des résidents d’une copropriété. Outre les outils de base indispensables (ex : stockage de documents / gestion documentaire, envoi de messages, gestion des assemblées générales, annuaire des résidents et des copropriétaires, aide en ligne) le site VitaCopro offre des fonctions plus élaborées, comme la photothèque, les dossiers de projets collaboratifs, le suivi des actions bénévoles, la communication avec le syndic, et le réseau social inter-copropriétés.

Marc-Antoine (contact@vitacopro.fr)

Notez bien : vous pouvez lire une version plus complète de cet article sur le site de gestion de copropriété en ligne VitaCopro : article sur les charges des copropriétés

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