La gestion électronique de documents ou GED est aujourd’hui adoptée par une poignée de grandes et petites entreprises. Ainsi, on entend souvent parler de RAD, de LAD ou de IRC. De quoi s’agit-il exactement ? Et surtout, quels sont les intérêts à les intégrer au sein de la vie sociale ? Nous vous répondons.
Qu’est-ce que la LAD ?
Afin d’accroître l’efficacité de la GED, tous les outils sont indispensables. Plusieurs technologies s’assemblent alors pour former ce que l’on appelle par LAD (Lecture automatique de document). Grâce à celle-ci, il devient possible de numériser les documents techniques que jadis, on avait du mal à retrouver dans l’armoire d’archivage numérique. Le processus consiste à la transformation numérique les feuilles manuscrites par capture rapide ou passage au scanner pour ensuite aboutir à des métadonnées. Elle compte, à ce jour, plusieurs composantes : la reconnaissance automatique de documents (RAD), la reconnaissance optique des caractères (OCR), la reconnaissance intelligente des caractères (IRC) sans omettre les différents interfaçages comme PGI (progiciel de gestion intégré) ou GRC (Gestion de la relation client).
L’utilité d’une RAD
La désignation de l’outil informatique en dit beaucoup sur la fonction de ce logiciel de gestion de l’information. Il s’agit effectivement d’une application grâce à laquelle l’on scanne les documents avec signature manuelle en suivant le principe LAD. La machine analyse ainsi tous les détails qui composent l’objet dont les codes barre servant de moyen d’identification, et quelques caractères à titres spéciaux. Même le logo est une source d’identification d’un écrit. La technologie nouvelle tient ainsi compte de ces data dans la reconnaissance de la nature d’un type de document. Il peut s’agir de factures simples, de factures fiscales ou tout simplement un devis que l’on vient d’adresser à un éventuel partenaire de l’entreprise. Les opérations manuelles font désormais place à la gestion de contenu soit à la digitalisation. Elles permettent non seulement un gain de temps immense, mais aussi des charges optimisées.
Pourquoi avoir recours à la lecture automatique de document ?
La tendance de la gestion de contenu touche actuellement plus de 25 % des entreprises françaises. Et ce chiffre tend à s’accroître en permanence. Cela est dû à la transparence des avantages liés à leur utilisation. En ce qui concerne la solution LAD, celle-ci est réputée augmenter la productivité, surtout pour ces entreprises, qui pour leur mise en marche sont appelées à manipuler un gros volume de données bien organisées. En outre, le principe veut que le recours à cette technologie se globalise, jusqu’à atteindre le secteur industriel et automobile.
Si la saisie des données est sujette à plusieurs erreurs, notamment lorsque l’opérateur se fatigue en fin de journée, il est de la responsabilité du logiciel de détecter ces fautes afin de pouvoir rectifier le tir. Concernant les coûts, il est important de mentionner que la valeur probante du traitement de papier est dans les 20 centimes l’unité, ce qui représente environ 10 % du chiffre d’affaires d’une société contre 7 centimes en optant pour la reconnaissance automatique de document. Toutes les opérations (achats, vente, emprunt…) doivent pourtant faire l’objet de traçabilité.