La dématérialisation des factures est souvent assimilée au processus consistant à scanner les factures papier reçues puis à injecter l’image du document dans un workflow pour le faire circuler aux différents services de l’entreprise. La facture émise est donc créée informatiquement, imprimée et transmise par courrier. A sa réception, le document sera scanné afin d’obtenir l’image informatique dont la manipulation sera plus aisée et économique. En utilisant des logiciels de LAD, le récepteur cherche à acquérir les informations contenues dans la facture pour alimenter son système d’information. Cette dématérialisation des factures fournisseurs est entrée dans les usages des entreprises recevant beaucoup de factures papier : elle leur procure de nombreux avantages et est aisée à mettre en œuvre puisqu’elle ne requiert ni action, ni validation de la part de l’émetteur de la facture.
En observant le circuit de la facture depuis sa création chez l’émetteur jusqu’à son archivage chez le récepteur, on constate que l’image de la facture que souhaite acquérir le récepteur en numérisant son document, existe dès la création de la facture. Le papier n’est que le support de l’image et des informations de la facture. Il serait donc plus simple, rapide et économique pour l’émetteur et le récepteur de supprimer le support papier et de transmettre l’image de la facture dans son format d’origine. ; voire, pourquoi pas, les informations portées sur la facture Coté émetteur ces pratiques supprimeraient l’impression et l’envoi courrier ; côté récepteur, les manipulations et la numérisation.
Ce procédé s’apparente à la dématérialisation des factures clients, ou plutôt leur envoi immatériel car non matérialisé. On parle également de facture électronique. La dématérialisation des factures clients est devenue accessible à toutes les entreprises car elle nécessite peu d’investissements. En effet la mise en œuvre technique et les changements organisationnels sont minimes face aux économies rapides qui en résultent : économies de papier, d’impression, de timbres…
Toutefois la dématérialisation des factures clients ne se résume pas à la seule transmission d’une image papier, comme pourrait l’être l’envoi d’un e-mail avec la facture en pièce jointe. La facture est un document à valeur fiscale (collecte de la TVA et calcul de l’impôt sur les sociétés). L’émetteur et le récepteur doivent respecter le cadre réglementaire sous peine de se voir, l’un comme l’autre, mis en cause par l’administration en cas de contrôle.
Il est à noter que le cadre fiscal s’est adapté aux pratiques des PME pour leur permettre d’accéder à la facture électronique sans avoir à supporter de lourds investissements. Grâce à la dématérialisation des factures clients, conforme à l’article 289-V du CGI, l’émetteur réalisera des économies de gestions, de temps et de coût. Le récepteur lui, n’aura plus à pratiquer la dématérialisation des factures entrantes tout en bénéficiant des avantages attendus en numérisant ses factures
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