Pour un grand nombre d’organisation, le processus opérationnel de la prise de décision à sa mise en œuvre, par le nombre et la variété des personnes impliquées, demeure souvent complexe. Une bonne décision ne peut pas émerger isolément d’une personne ou sur la base d’une seule source d’informations. Une bonne décision passe par l’implication des parties prenantes, le partage de connaissance et l’analyse d’une combinaison de différents éléments d’information.
Dirigeants, managers opérationnels, responsables de projets transverses, consultants interne ou externe, etc., sont donc de plus en plus amenés à réfléchir à plusieurs sur les solutions et les conditions de réalisation de leurs projets. Des projets qui impliquent des acteurs de métiers différents qui ne sont ni des experts de la gestion de projets, ni des experts de l’informatique, mais qui ont malgré tout des décisions à prendre et qui doivent les concrétiser par des actions. Les écosystèmes qui étaient le plus souvent délimités par les frontières des organisations se restructurent également. On observe le développement du travail transversal, du travail collaboratif, du travail à distance, ainsi que le développement de coopérations qui sortent du cadre classique et protégé de l’entreprise.
Malgré tous ces changements et les difficultés rencontrées, la méthodologie de référence pour mettre en œuvre les décisions demeure le plan d’action. On peut par ailleurs constater sa popularité puisqu’une recherche simple sur internet, donne environ 400 millions de résultats. D’ailleurs, une étude récente, sur «les pratiques managériales en Europe», réalisée auprès de 1496 managers montre que pour 91% d’entre eux, « définir une feuille de route, un projet à moyen terme pour l’équipe » constitue la principale préoccupation. Il s’agit alors « d’analyser les forces, faiblesses, opportunités et menaces – de définir les orientations prioritaires, d’élaborer et de suivre les plans d’action, etc. » Malgré l’intérêt pour ces outils il n’existe que très peu de logiciels collaboratifs facilitant la prise de décision et sa mise en action.
Dans ce contexte de travail, faute d’outils, de méthodologies partagées et pris dans la routine, il est souvent difficile pour les décideurs de prendre le temps d’expliquer choix et objectifs. Se posent alors les questions de la légitimité, de la bonne compréhension des enjeux et de l’appropriation des objectifs. Fautes d’échanges, les actions arrêtées sont parfois inadaptées et souvent pléthoriques. La coordination des actions est encore alourdie par le reporting. Celui-ci est souvent terriblement chronophage et souvent inexploitable du fait de la grande variété des supports et des médias utilisés (Mail, Excel, Word, téléphone, visioconférence, paperboard…etc.) L’étude précédemment citée montre d’ailleurs que 65% des managers passent 30 à 50% de leur temps au reporting. Seuls 21% des managers déclarent passer plus de 50% de leurs temps à manager les personnes. Au delà de la difficulté à réunir les personnes, d’autres travaux ont également montré qu’aujourd’hui, le temps dédié à la prise de décision pour une équipe de 5 personnes, coûte environ 25 000 euros par an. Nous ne parlons pas ici de bonnes décisions !
Aujourd’hui, pour les organisations qui ont engagé leur mutation « collaborative » des besoins non comblés demeurent. Il s’agit de :
- Faciliter, améliorer et faire gagner du temps dans la prise de décision basée sur les faits.
- Faire bénéficier aux entreprises d’un espace de travail facilitant la prise de décision collective dans un temps défini.
- Mettre à disposition un outil de pilotage des plans d’actions simple, flexible et personnalisable.
- Pouvoir partager du contenu et contribuer à la discussion, n'importe où et n'importe quand.
- Optimiser le reporting en centralisant l’information et en simplifiant son partage afin de libérer du temps pour les acteurs.
Notre propos, n’est pas de rendre les organisations « collaboratives » grâce à un quelconque outil. Mais pour toutes celles qui ont déjà effectué leur mutation d’un management « vertical » vers un management « transversal », qui ont réduit le nombre de niveau hiérarchique et qui déploient leurs projets au-delà des frontières de l’entreprise, certains outils collaboratifs de productivité, ne nécessitant aucun niveau d’expertise, peuvent constituer une réelle opportunité.
Christophe Hervé
Co-Founder & CEO Advanseez