Synonyme d’évolution probante, de simplification et de gain de temps, la dématérialisation de facture est un concept de plus en plus adopté par les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. C’est une gestion électronique qui consiste à transformer un support papier en une facture électronique tout en respectant un processus strict et réglementé (numérisation, certification, signature électronique, archivage électronique, horodatage…). Se lancer dans la transformation numérique présente beaucoup d’avantages à court et à long terme, encore faut-il que le projet de facturation électronique se solde par une réussite. Il existe actuellement des techniques qui permettent de justifier un investissement dans un projet de dématérialisation de documents et/ou d’automatisation de factures (factures fournisseurs, factures clients, bons de commande…).
Le business case
Le business case ou analyse de rentabilisation est un plan clair et concis qui permet d’émettre et de justifier tout type de projet. L’objectif consiste à évaluer et à déterminer dans les moindres détails les coûts ainsi que les bénéfices engendrés par un investissement à long terme dans un processus de dématérialisation de factures. Il faut prendre en compte de nombreux éléments, à savoir le coût des factures en format papier (fourniture, affranchissement, matériel consommable, énergie consommée…) et le temps consacré à la production d’une facture. Une fois le coût des factures papier déterminé, on estimera les coûts d’une E facture sous format PDF et la quantité par rapport au nombre total de factures émises. Ces deux facteurs dépendent respectivement de l’entreprise de dématérialisation choisie ainsi que du budget et des besoins du client. Le coût de la main-d’œuvre, de l’activation de l’archivage probatoire et de l’acquisition du certificat de signature est également à inclure dans les différents paramètres.
Pour qu’un business case soit complet, les bénéfices indirects devront également y être mentionnés. On citera par exemple la traçabilité et la rapidité de transmission de la facture PDF, le bénéfice client et la facilité d’envoi des factures. Au premier abord, il s’agit de détails insignifiants, mais l’ensemble cumulé représente des coûts non négligeables et une intégrité sans pareille.
Le retour sur investissement
Évalué sur une période d’un à deux ans, le retour sur investissement ou ROI est connu sous l’appellation de « rendement », de « taux de profit » et de « taux de rendement ». Il s’agit du ratio entre le flux de trésorerie et l’investissement initial. Le ROI fait état des pertes ainsi que des gains réalisés sur un projet de gestion électronique de documents, notamment les gains de productivité et ceux sur le plan matériel. Cette analyse prend en considération deux facteurs principaux : l’économie permise (économie de papier, de photocopie, de stockage…) et le coût de la mise en œuvre de la conservation des documents par voie électronique. Parce que les ressources humaines et matérielles ne sont pas les mêmes, le retour sur investissement variera d’une entreprise à une autre, une chose est sûre, la réduction des coûts est de mise.