Vous avez des tonnes de papiers qui traînent chez vous ? Entre les différentes factures et les dossiers relatifs à votre profession, vous ne savez plus comment les organiser ? Voici quelques astuces qui peuvent vous aider à bien les classer.
Munissez-vous des équipements de classement
Le classement de vos papiers n’est pas un travail à remettre à un autre jour. Pour y arriver, vous devez avant tout le faire dès que vous sentez que vous avez la volonté de le faire. Plus tard, vous vous remercierez vous-même. Mais en attendant, vous allez devoir vous équiper. Il vous faut quelques équipements de classement qui vous permettent d’organiser plus soigneusement vos paperasses.
Parmi les matériels que vous devez avoir dans votre bureau, il y a les classeurs qui doivent être en nombre suffisant pour tous vos papiers. Vous pouvez aussi utiliser un trieur à tiroirs qui est bien plus joli à voir. Pour que vous puissiez vous retrouver dans vos tas de papiers, il est important que vous les regroupiez ensemble. Une agrafeuse peut être suffisante. Sinon, vous pouvez opter pour une relieuse perforeuse à reliures en plastique qui est bien plus pratique pour des centaines de papiers de même type.
Classez vos papiers par thème
Une fois que vous avez fini de regrouper vos papiers selon leur type, vous pouvez les catégoriser par thème. Les classeurs entrent en jeu pour cette étape. Mais avec un trieur à tiroirs colorés, c’est plus facile de vous y retrouver.
Pour vous donner une idée, vous pouvez faire un tri par thème. Par exemple, dans un classeur rouge, vous mettez toutes vos factures maison (électricité, eau, gaz, achat d’électroménager, téléphone, travaux, Internet…). Dans un classeur bleu, vous classez tout ce qui concerne les impôts (foncier, taxe d’habitation, déclaration de revenus…). Dans un classeur vert, vous mettez tous les papiers relatifs au travail (contrat, fiches de paie, diplômes, certificat de travail…).
N’attendez pas pour classer les nouveaux papiers
De nombreux courriers arrivent dans les foyers français chaque jour. Certains sont importants tandis que d’autres ne sont que des prospectus et des brochures de pub complètement inutiles. Dès que vous en recevez des nouveaux, faites un tri sans faire dans la procrastination au risque d’avoir affaire à des tas de papiers à classer.
En ce sens, vous devez avoir les réflexes qui suivent à chaque fois que vous réceptionnez du courrier :
- Ouvrez les enveloppes et mettez de côté tout ce qui est important
- Les prospectus et pubs sont à jeter à la poubelle
- Commencez à classer les papiers importants par type (factures, impôts…)
Procédez à la dématérialisation
La dématérialisation est un processus qui consiste à supprimer progressivement l’usage des papiers dans les courriers. Si vous devez effectuer régulièrement des achats en ligne, pensez à opter pour des factures dématérialisées que vous pourrez enregistrer dans le stockage local de votre ordinateur. Faites de même pour vos impôts. Au final, vous réduirez considérablement les paperasses qui occupent les tiroirs de votre bureau.
Si vous n’avez plus le temps de faire un classement des courriers qui arrivent dans votre boîte postale, vous pouvez utiliser votre scanner numérique pour numériser vos papiers, et les conserver dans votre ordinateur.
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